تفویض اختیار چیست؟ + انواع و اصول آن

مدیران و به خصوص مدیران ارشد در سازمان‌ها نمی‌توانند به تنهایی تمامی مسئولیت‌های سازمانی را انجام دهند. برای تحقق اهداف سازمان، مدیر نیاز دارد بخشی از اختیارات خود را به دیگران تفویض کند. با واگذاری این اختیارات به اعضای تیم، مدیر می‌تواند عملکرد آنها را پیگیری کرده و اطمینان حاصل کند که وظایف به‌درستی و طبق انتظارات انجام می‌شوند. در این مقاله در خصوص تفویض اختیار به کارکنان نکات مهمی ارائه داده‌ایم:

تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار (Delegation of Authority)به معنای واگذاری یا انتقال صلاحیت‌ها و مسئولیت‌ها از یک فرد یا نهاد به فرد یا نهاد دیگری است. در این فرایند، شخص یا نهادی که اختیار را تفویض می‌کند، قدرت و مسئولیت‌های خاصی را به شخص یا نهادی دیگر می‌دهد تا آن‌ها بتوانند تصمیم‌گیری یا اقداماتی را در آن زمینه خاص انجام دهند.

انواع تفویض اختیار

تفویض اختیار کلی: اختیار و مسئولیت‌ها به‌طور کامل و کلی به فرد یا گروهی دیگر واگذار می‌شود. این نوع تفویض معمولاً برای مدیریت‌های بالاتر و در مواردی که به اعتماد بالا نیاز است، کاربرد دارد.

تفویض اختیار محدود: اختیارات فقط در زمینه یا حوزه خاصی واگذار می‌شود. برای مثال، یک مدیر می‌تواند اختیار تصمیم‌گیری در مورد یک پروژه خاص را به یکی از زیرمجموعه‌های خود واگذار کند.

تفویض اختیار موقت: این نوع تفویض برای مدت زمان مشخصی انجام می‌شود و پس از اتمام این مدت، اختیارات به فرد یا نهاد اصلی بازمی‌گردد. این نوع معمولا در مواقعی مانند مرخصی یا بیماری مدیران کاربرد دارد.

تفویض اختیار مستند: تمامی جزئیات تفویض اختیار به‌صورت کتبی و مستند ثبت می‌شود تا شفافیت بیشتری وجود داشته باشد. این مستندات معمولاً شامل اختیارات، مسئولیت‌ها و محدودیت‌ها هستند.

تفویض اختیار مشروط: تفویض اختیار به شرایط خاصی وابسته است و فرد یا نهاد تفویض‌شده باید شرایط معینی را رعایت کند تا بتواند از اختیارات خود بهره‌برداری کند.

اصول و مراحل تفویض اختیار

تفویض اختیار یک فرایند مهم در مدیریت است که برای بهبود عملکرد سازمان‌ها و تسهیل تصمیم‌گیری‌ها طراحی شده است. در اینجا به اصول و مراحل تفویض اختیار به کارکنان اشاره می‌کنیم:

اصول تفویض اختیار

اعتماد: باید اعتماد کافی به فرد یا نهادی که اختیار به او واگذار می‌شود، وجود داشته باشد. این اعتماد به توانایی و صلاحیت فرد مربوط می‌شود.

شفافیت: باید به‌وضوح مشخص شود که چه اختیاراتی واگذار شده و چه مسئولیت‌هایی بر عهده فرد تفویض‌شده است.

مسئولیت‌پذیری: فردی که اختیار دریافت می‌کند باید مسئولیت تصمیمات و اقداماتی که انجام می‌دهد را بپذیرد و پاسخگو باشد.

آموزش: برای تفویض مؤثر اختیار، ممکن است نیاز به آموزش‌های لازم برای فرد یا گروه دریافت‌کننده باشد تا بتوانند به درستی از اختیارات خود استفاده کنند.

بازخورد: ایجاد مکانیسمی برای بازخورد و ارزیابی عملکرد فردی که اختیار به او واگذار شده، ضروری است. این امر کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف شناسایی شوند.

مراحل تفویض اختیار

شناسایی نیازها: ابتدا باید شناسایی شود که کدام اختیارات و مسئولیت‌ها باید واگذار شوند و چرا این تفویض ضروری است.

انتخاب فرد مناسب: فرد یا نهادی که قرار است اختیار به او واگذار شود، باید بر اساس شایستگی‌ها و تجربیاتش انتخاب شود.

تعریف اختیارات و مسئولیت‌ها: به‌دقت باید مشخص شود که چه اختیاراتی واگذار می‌شود و مسئولیت‌های مربوط به آن چیست.

آموزش و پشتیبانی: در صورت نیاز، آموزش‌های لازم به فرد تفویض‌شده ارائه شود و در طول فرایند، پشتیبانی لازم صورت گیرد.

اجرای تفویض: در این مرحله، اختیارات به فرد یا نهاد منتخب واگذار می‌شود و باید به‌طور رسمی اعلام گردد.

نظارت و ارزیابی: پس از تفویض، نظارت بر عملکرد فرد و ارزیابی نتایج بسیار مهم است. این مرحله شامل دریافت بازخورد و بررسی اثرات تفویض اختیار بر عملکرد کلی سازمان است.

تنظیم مجدد: در صورت نیاز، اختیارات ممکن است به‌صورت مجدد تنظیم یا تغییر یابند تا به بهترین نتایج دست یابید.

ویژگی‌ها و ارکان تفویض اختیار

تفویض اختیار به چندین رکن اصلی نیاز دارد که برای انجام مؤثر و موفق آن ضروری هستند. این ارکان به شرح زیر هستند:

تفویض‌کننده (مدیر یا مقام بالاتر)

این فرد یا نهاد است که اختیارات و مسئولیت‌ها را به فرد یا گروه دیگری واگذار می‌کند. تفویض‌کننده باید آگاهی کامل از وظایف و اختیارات مورد نظر داشته باشد و بتواند تصمیمات منطقی و مناسبی در این زمینه بگیرد.

تفویض‌شونده (شخص یا گروه دریافت‌کننده)

این فرد یا گروه است که اختیارات و مسئولیت‌ها به او واگذار می‌شود. تفویض‌شونده باید دارای صلاحیت، تجربه و توانایی لازم برای انجام وظایف محول شده باشد.

اختیارات و مسئولیت‌ها

این رکن شامل تعیین دقیق و مشخص اختیاراتی است که به تفویض‌شونده داده می‌شود. همچنین باید مسئولیت‌های مرتبط با این اختیارات به‌طور واضح تعریف شود تا شفافیت در عملکرد حفظ گردد.

مکانیزم نظارت و بازخورد

این رکن شامل فرآیندهای نظارت بر عملکرد تفویض‌شونده و ارائه بازخورد به او می‌باشد. نظارت و ارزیابی مستمر به مدیر این امکان را می‌دهد که از پیشرفت شغلی مطلع شود و در صورت لزوم اقداماتی برای بهبود انجام دهد.

محیط سازمانی

محیطی که تفویض اختیار در آن انجام می‌شود، تأثیر زیادی بر موفقیت آن دارد. یک فرهنگ سازمانی مثبت و حمایتی که به تفویض اختیار اهمیت می‌دهد، می‌تواند به موفقیت این فرایند کمک کند.

ابزار و منابع

تفویض‌شونده باید به منابع و ابزارهای لازم برای انجام وظایف محول شده دسترسی داشته باشد. این شامل آموزش، اطلاعات و تجهیزات لازم است.

پشتیبانی و راهنمایی

تفویض‌کننده باید در طول فرایند تفویض، پشتیبانی و راهنمایی لازم را به تفویض‌شونده ارائه دهد تا او بتواند به‌طور مؤثر از اختیارات خود استفاده کند.

مزایا و معایب تفویض اختیار

تفویض اختیار دارای مزایا و معایبی است که بسته به شرایط و محیط سازمان می‌تواند تاثیرات متفاوتی داشته باشد. در ادامه به برخی از این مزایا و معایب اشاره می‌شود:

مزایا

افزایش کارایی: تفویض اختیار به مدیران کمک می‌کند تا زمان بیشتری را برای تمرکز بر وظایف استراتژیک و کلان داشته باشند و دیگران بتوانند به امور روزمره رسیدگی کنند.

توسعه مهارت‌ها: افرادی که اختیار دریافت می‌کنند، فرصتی برای یادگیری و توسعه مهارت‌های جدید به دست می‌آورند، که می‌تواند به پیشرفت شغلی آن‌ها منجر شود.

تصمیم‌گیری سریع‌تر: با تفویض اختیار، افراد در سطوح پایین‌تر می‌توانند به‌طور مستقل تصمیم‌گیری کنند، که این امر باعث تسریع در فرایندها و کاهش زمان انتظار می‌شود.

افزایش انگیزه و تعهد: تفویض اختیار می‌تواند احساس مسئولیت و مشارکت را در افراد تقویت کند و به افزایش انگیزه و تعهد آن‌ها نسبت به کار منجر شود.

تقسیم بار کاری: با تقسیم وظایف، بار کاری بر دوش یک فرد کاهش می‌یابد و امکان مدیریت بهتر و موثرتر فراهم می‌شود.

معایب

ریسک اشتباهات: تفویض اختیار ممکن است به اشتباهات و تصمیم‌گیری‌های نادرست از سوی فرد تفویض‌شونده منجر شود، به‌خصوص اگر تجربه و صلاحیت کافی نداشته باشد.

از دست دادن کنترل: تفویض‌کننده ممکن است احساس کند که کنترل کمتری بر روند کار دارد و ممکن است نتایج نهایی را از دست بدهد.

محدودیت در انطباق: ممکن است تفویض‌شونده به‌خوبی نتواند با شرایط و تغییرات جدید انطباق یابد، به‌ویژه اگر تجربه کافی نداشته باشد.

نقص در ارتباطات: عدم ارتباط مناسب بین تفویض‌کننده و تفویض‌شونده می‌تواند منجر به سوءتفاهم‌ها و عدم هم‌راستایی در اهداف شود.

محدودیت‌های فرهنگی: در برخی فرهنگ‌ها، واگذاری اختیار ممکن است با مقاومت مواجه شود و افراد ممکن است تمایل نداشته باشند مسئولیت‌های بیشتری را بر عهده بگیرند.

تفاوت بین تفویض اختیار و تخصیص اختیار

تفویض و تخصیص اختیار دو مفهوم مدیریتی هستند که گاهی به اشتباه به جای یکدیگر استفاده می‌شوند، اما تفاوت‌های اساسی با یکدیگر دارند:

 تفویض اختیار 

همانطور که پیشتر اشاره شد، تفویض اختیار به معنای واگذاری مسئولیت‌ها و وظایف همراه با اختیارات مربوط به آن وظایف از یک فرد (معمولاً مدیر یا رهبر) به فرد دیگر است. در این فرآیند، فرد تفویض‌کننده همچنان پاسخگویی نهایی را بر عهده دارد و باید بر انجام کار نظارت داشته باشد.

ویژگی‌ها:

• شامل واگذاری مسئولیت‌ها و اختیارات است.
• تفویض‌کننده همچنان مسئولیت نهایی را بر عهده دارد.
• معمولا در سطوح مدیریتی انجام می‌شود.
• نیازمند اعتماد و ارتباط مستمر بین دو طرف است.
• فرد مسئول می‌تواند تصمیم‌گیری‌های مرتبط با وظایف را انجام دهد.

تخصیص اختیار

تخصیص به معنای تعیین وظایف یا کارها برای افراد یا تیم‌ها است، بدون اینکه لزوما اختیارات یا قدرت تصمیم‌گیری اضافی به آنها داده شود. در تخصیص، وظایف به افراد اختصاص می‌یابد، اما تصمیم‌گیری‌های کلان و نهایی همچنان بر عهده مدیر یا مسئول اصلی است.

ویژگی‌ها:

• تنها شامل واگذاری وظایف است، نه اختیارات.
• فرد تخصیص‌دهنده همچنان تصمیم‌گیرنده اصلی و مسئول نهایی است.
• معمولا در کارهای روزمره و عادی اتفاق می‌افتد.
• ممکن است بر اساس برنامه‌ریزی‌های قبلی انجام شود.
• فرد یا تیم انجام‌دهنده، کنترل محدودی بر فرآیندها دارند.

به‌طور کلی، تفویض اختیار بیشتر در مواردی است که نیاز به تصمیم‌گیری و مسئولیت‌پذیری بیشتری وجود دارد، در حالی که تخصیص بیشتر به‌معنای انجام وظایف مشخص بدون نیاز به تصمیم‌گیری مستقل است.

محدودیت های تفویض اختیار 

تفویض اختیار به معنای واگذاری بخشی از وظایف و مسئولیت‌ها به دیگران است، اما این فرآیند با محدودیت‌ها و چالش‌هایی نیز همراه است. برخی از مهم‌ترین محدودیت‌های تفویض اختیار عبارتند از:

عدم توانمندی زیرمجموعه‌ها

   اگر افرادی که وظیفه‌ای به آنها واگذار می‌شود، توانمندی یا تخصص لازم را نداشته باشند، ممکن است نتوانند کار را به‌درستی انجام دهند.

عدم شفافیت در وظایف و انتظارات

اگر وظایف و انتظارات به‌صورت واضح به افراد منتقل نشود، احتمال سوء تفاهم و انجام نادرست وظایف وجود دارد.

عدم اعتماد مدیر

در صورتی که مدیر به کارکنان اعتماد کافی نداشته باشد، ممکن است وظایف کلیدی یا مهم را تفویض نکند و به دنبال آن بار کاری سنگینی بر دوش خود احساس کند.

کنترل بیش از حد مدیر

برخی مدیران ممکن است به جای اینکه اختیار کافی به افراد بدهند، همچنان بخواهند همه چیز را کنترل کنند که این مسئله روند کاری را کند کرده و بهره‌وری را کاهش می‌دهد.

کاهش انگیزه در کارکنان

در صورتی که کارکنان از توانایی و اعتماد مدیر به خود مطمئن نباشند، ممکن است انگیزه کافی برای انجام مسئولیت‌های تفویض شده نداشته باشند.

تفویض بیش از حد یا کم‌کاری در ارزیابی عملکرد

   اگر تفویض اختیار بدون نظارت مناسب و ارزیابی مستمر انجام شود، ممکن است نتیجه نامطلوبی داشته باشد و کارهای مهم به‌درستی پیش نروند.

مسئولیت نهایی با مدیر

حتی در صورتی که وظایف به دیگران واگذار شود، مسئولیت نهایی با مدیر است. بنابراین، در صورت بروز مشکلات، مدیر همچنان باید پاسخگو باشد.

محدودیت‌های قانونی و سازمانی

برخی وظایف یا مسئولیت‌ها به‌صورت قانونی یا بر اساس سیاست‌های سازمانی نمی‌توانند به دیگران تفویض شوند، مانند برخی تصمیمات استراتژیک یا وظایف مربوط به امنیت اطلاعات.

نتیجه‌گیری

تفویض اختیار به معنای واگذاری بخشی از وظایف و مسئولیت‌ها به دیگران است، با هدف کاهش فشار کاری مدیر و افزایش بهره‌وری تیم. این فرآیند به کارکنان فرصت می‌دهد تا توانایی‌های خود را نشان دهند و توسعه یابند. برای موفقیت در تفویض، وظایف باید به‌صورت شفاف و دقیق تعریف شوند و نظارت کافی نیز صورت گیرد. از سوی دیگر، مدیر همچنان مسئولیت نهایی کارها را بر عهده دارد. تفویض مؤثر نیازمند اعتماد به تیم، آگاهی از توانایی‌ها و نظارت مستمر است.