سیستم حسابداری چیست و چه کاربردی دارد؟

سیستم حسابداری مجموعه‌ای از رویه‌ها و روش‌هایی است که برای ثبت، طبقه‌بندی، تجزیه و تحلیل و گزارش‌دهی اطلاعات مالی استفاده می‌شود. سیستم‌های حسابداری برای طیف گسترده‌ای از شرکت‌ها، از جمله مشاغل کوچک و بزرگ، سازمان‌های غیرانتفاعی و دولتی استفاده می‌شوند. 

درباره سیستم حسابداری

سیستم‌های حسابداری می‌توانند به صورت دستی یا خودکار انجام شوند. سیستم‌های حسابداری دستی از فرم‌ها و دفاتر کاغذی برای ثبت و طبقه‌بندی تراکنش‌ها استفاده می‌کنند. سیستم‌های حسابداری خودکار از نرم‌افزارهای حسابداری برای انجام این کار استفاده می‌کنند. این سیستم به شرکت‌ها کمک می‌کند تا:

• وضعیت مالی خود را کنترل کنند
• عملکرد خود را ارزیابی کنند
• تصمیمات مالی آگاهانه بگیرند
• الزامات قانونی را برآورده کنند

ضرورت سیستم حسابداری

سیستم حسابداری ابزاری ضروری برای هر شرکتی هستند که می‌خواهد وضعیت مالی خود را کنترل کند، عملکرد خود را ارزیابی کند و تصمیمات مالی آگاهانه بگیرد. سیستم‌های حسابداری به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا از خطاها و سوء استفاده‌های مالی جلوگیری کنند، عملکرد خود را بهبود بخشند و به موفقیت دست یابند. سیستم‌های حسابداری می‌توانند به صورت دستی یا خودکار انجام شوند. سیستم‌های حسابداری دستی از فرم‌ها و دفاتر کاغذی برای ثبت و طبقه‌بندی تراکنش‌ها استفاده می‌کنند. سیستم‌های حسابداری خودکار از نرم‌افزارهای حسابداری ابری و عادی برای انجام این کار استفاده می‌کنند.

حسابداری چیست؟

حسابداری علم اندازه‌گیری، پردازش و ارتباطات اطلاعات مالی و غیرمالی در مورد نهادهای اقتصادی مانند مشاغل و شرکت‌ها است. حسابداری که به آن «زبان تجارت» گفته می‌شود، نتایج فعالیت‌های اقتصادی یک سازمان را اندازه‌گیری می‌کند و این اطلاعات را به کاربران مختلفی از جمله سرمایه‌گذاران، بستانکاران، مدیریت و تنظیم کنندگان منتقل می‌کند. حسابداری از چهار عنصر اصلی تشکیل شده است:

• حساب‌ها: حساب‌ها واحدهایی هستند که برای ثبت اطلاعات مالی استفاده می‌شوند. حساب‌ها به طور سنتی به چهار دسته اصلی تقسیم می‌شوند: دارایی‌ها، بدهی‌ها، سرمایه و درآمد/هزینه.
• تراکنش‌ها: تراکنش‌ها رویدادهای مالی هستند که بر وضعیت مالی یک شرکت تأثیر می‌گذارند. تراکنش‌ها می‌توانند شامل خریدها، فروش‌ها، پرداخت‌ها و دریافت‌ها باشند.
• دفتر کل: دفتر کل یک سیستم ثبت اطلاعات مالی است که از حساب‌ها برای سازماندهی اطلاعات استفاده می‌کند.
• گزارش‌های مالی: گزارش‌های مالی خلاصه‌ای از اطلاعات مالی یک شرکت هستند که برای ذینفعان مختلف ارائه می‌شوند. گزارش‌های مالی رایج عبارتند از صورت وضعیت مالی، صورت سود و زیان و صورت جریان نقدی.

انواع سیستم حسابداری

سیستم‌های حسابداری، روش‌های مدیریت مالی و ثبت اطلاعات مالی در سازمان‌ها را تعریف می‌کنند. در طول زمان، چندین نوع سیستم حسابداری توسعه یافته‌اند، که هرکدام ویژگی‌ها و مزایای خاص خود را دارند. در زیر به برخی از اصلی‌ترین انواع سیستم حسابداری اشاره می‌کنم:

سیستم حسابداری مبتنی بر تقسیمات سازمانی (Divisional Accounting System)

این سیستم حسابداری بر اساس تقسیمات سازمانی مانند بخش‌ها، واحدها، یا شعبه‌ها سازماندهی می‌شود. هر تقسیمات درون سازمان مسئولیت مالی خود را دارد و اطلاعات مالی مربوط به هر تقسیمات به صورت جداگانه ثبت و گزارش می‌شوند. این روش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد هر بخش را به طور جداگانه بررسی کرده و تصمیم‌گیری‌های مالی را بر اساس اطلاعات دقیق‌تری انجام دهند.

سیستم حسابداری هزینه (Cost Accounting System)

این سیستم برای سازمان‌هایی که تولید محصولات یا ارائه خدمات می‌کنند، استفاده می‌شود. هدف اصلی آن، هزینه‌های مربوط به تولید یا ارائه محصولات را ردیابی و تخصیص داده به طوری که سازمان بتواند هزینه‌های مرتبط با هر محصول را بشناسد و ارزیابی کند. سیستم حسابداری هزینه اطلاعاتی مهم را درباره سودآوری محصولات، کارایی فرآیندهای تولیدی و مدیریت بهینه هزینه‌ها فراهم می‌کند.

سیستم حسابداری مالی (Financial Accounting System)

این سیستم حسابداری اطلاعات مالی کلی سازمان را ثبت و گزارش می‌کند. اطلاعات مالی شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها، سود و زیان، درآمدها و هزینه‌ها، گزارشات مالی و دفاتر حسابداری است. سیستم حسابداری مالی معمولاً بر اساس استانداردهای حسابداری ملی یا بین‌المللی (مانند استانداردهای حسابداری بین‌المللی) عمل می‌کند و گزارش‌های مالی را به منظور ارائه به سهامداران، مدیران، مؤسسات مالی و سایر افریقام معرفی می‌کند.

سیستم حسابداری مدیریت (Management Accounting System)

این سیستم حسابداری برای ارائه اطلاعات مالی و غیرمالی به مدیران سازمان استفاده می‌شود. هدف اصلی آن، کمک به مدیران برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و عملیاتی است. سیستم حسابداری مدیریت اطلاعاتی را درباره هزینه‌ها، عملکرد، بودجه‌بندی، تحلیل مقایسه‌ای، پیش‌بینی‌ها و سایر موارد مرتبط فراهم می‌کند.

سیستم حسابداری مالیاتی (Tax Accounting System)

این سیستم حسابداری به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا الزامات مالیاتی را رعایت کنند و اطلاعات مالی مورد نیاز برای تهیه و ارائه اظهارنامه‌های مالیاتی را برای سامانه مودیان فراهم کنند. سیستم حسابداری مالیاتی باید با قوانین و مقررات مالیاتی مربوطه سازگار باشد و اطلاعاتی را درباره درآمدها، هزینه‌ها، معافیت‌ها، کاهش مالیات و سایر موارد مرتبط ارائه کند.

همچنین، برخی سیستم‌های حسابداری خاص نیز وجود دارند که برای صنایع خاص یا نیازهای خاص طراحی شده‌اند. مثال‌هایی از این سیستم‌ها عبارتند از:

• سیستم حسابداری بانکی (Banking Accounting System)
• سیستم حسابداری بیمه (Insurance Accounting System)
• سیستم حسابداری خدمات بهداشتی (Healthcare Accounting System)
• سیستم حسابداری خدمات مشاوره (Consulting Accounting System)

اهداف سیستم حسابداری

اهداف سیستم حسابداری ممکن است بسته به نوع سازمان، صنعت و نیازهای خاص متفاوت باشند. همچنین، برخی از اهداف دیگر می‌توانند شامل بهبود کارایی عملیاتی، پیشرفت تصمیمسیستم حسابداری، بهبود فرآیندهای مالی، کاهش هزینه‌ها، مدیریت بهینه منابع مالی، افزایش نظارت بر عملکرد مالی، تسهیل ارتباطات مالی، ارائه اطلاعات مالی به طرف‌های داخلی و خارجی سازمان، ارزیابی ریسک‌های مالی و مدیریت آنها، تسهیل تهیه بودجه و برنامه‌ریزی مالی، ارائه اطلاعات مالی به منظور جذب سرمایه‌گذاران و مؤسسات مالی، و ارائه اطلاعات مالی به منظور انجام تحلیل‌های مالی است.

ثبت و ردیابی دقیق اطلاعات مالی

اهداف سیستم حسابداری شامل ثبت و ردیابی دقیق تراکنش‌های مالی، دارایی‌ها، بدهی‌ها، درآمدها و هزینه‌ها است. این اطلاعات ممکن است شامل گزارش‌های مالی، دفاتر حسابداری، کنترل‌های داخلی و روش‌های انتقال اطلاعات باشند.

ارائه گزارشات مالی

سیستم حسابداری باید قادر باشد گزارشات مالی مناسبی را تهیه کند، که به مدیران، سهامداران، موسسات مالی و قوانین مالیاتی ارائه شود. گزارش‌های مالی می‌توانند شامل ترازنامه، صورت سود و زیان، گزارش جریان وجوه نقد و سایر گزارش‌های مالی مرتبط باشند.

کنترل داخلی

سیستم حسابداری باید کنترل‌های داخلی مناسب را فراهم کند تا جلوی تقلب، خطاها و بی‌نظمی‌های ممکن را بگیرد. این کنترل‌ها می‌توانند شامل جداسازی وظایف، تایید سند‌ها، ترازکردن حساب‌ها، کنترل‌های نقدی و سایر موارد مشابه باشند.

ارزیابی عملکرد

سیستم حسابداری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را ارزیابی کنند و اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و عملیاتی فراهم کنند. این شامل مقایسه درآمدها و هزینه‌ها، تحلیل سودآوری، بودجه‌بندی و پیش‌بینی‌های مالی است.

رعایت قوانین و مقررات

سیستم حسابداری باید با قوانین و مقررات مالیاتی، حسابداری و سایر قوانین مرتبط با سازمان سازگاری داشته باشد. این شامل رعایت استانداردهای حسابداری ملی یا بین‌المللی، قوانین مالیاتی، قوانین تجارت و قوانین مربوط به حفظ محرمانگی اطلاعات است.

فلوچارت سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری

در این فلوچارت تنها بخشی از سیستم های اطلاعاتی حسابداری درج شده است.

روش انتخاب بهترین سیستم حسابداری

شناسایی نیازهای کسب‌وکار: اندازه، صنعت و نیازهای خاص کسب‌وکار را بررسی کنید تا سیستم متناسب با آنها را انتخاب کنید.

بررسی ویژگی‌های سیستم: مطمئن شوید که سیستم قابلیت‌هایی مثل سادگی استفاده، یکپارچگی با سایر نرم‌افزارها و امنیت کافی را دارد.

انتخاب بین سیستم محلی یا ابری: بسته به نیاز به دسترسی از راه دور و سطح کنترل، بین سیستم‌های محلی یا ابری انتخاب کنید.

بررسی هزینه‌ها: هزینه‌های اولیه، نگهداری، پشتیبانی و ارتقای سیستم را با بودجه خود مقایسه کنید.

پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی‌ها: اطمینان حاصل کنید که سیستم از پشتیبانی فنی مناسب و به‌روزرسانی‌های منظم برخوردار است.

آزمایش نرم‌افزار: از نسخه دمو یا آزمایشی استفاده کنید تا قبل از خرید تجربه واقعی کار با سیستم را بررسی کنید.

بررسی نظرات و بازخوردها: نظرات کاربران دیگر را بخوانید تا دیدگاه‌های کاربردی درباره عملکرد سیستم به دست آورید.

انطباق با مقررات و استانداردها: مطمئن شوید سیستم با قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری کشور شما سازگار است.

قابلیت توسعه و ارتقا: سیستم باید قابلیت توسعه با رشد کسب‌وکار و افزودن امکانات جدید را داشته باشد.

آموزش و مهارت‌ها: بررسی کنید که آیا تیم حسابداری شما نیاز به آموزش دارد و نرم‌افزار منابع آموزشی مناسبی ارائه می‌دهد.

ویژگی‌ و کاربرد سیستم های حسابداری

ویژگی‌های سیستم حسابداری که معمولا در یک سیستم حسابداری قابل تشخیص هستند، عبارتند از:

ثبت دقیق: سیستم حسابداری باید قادر باشد تراکنش‌های مالی را به طور دقیق و کامل ثبت کند. این شامل ثبت مبلغ، تاریخ، حساب‌های مربوطه و سایر جزئیات مربوط به تراکنش‌ها است.

قابلیت پیگیری: سیستم حسابداری باید قابلیت پیگیری و ردیابی تراکنش‌ها و اطلاعات مالی را داشته باشد. این امکان را به کاربران می‌دهد تا بتوانند مبالغ، حساب‌ها و سایر جزئیات را در طول زمان ردیابی کنند و به راحتی اطلاعات مورد نیاز را دریافت کنند.

ثبت و تجمیع داده‌ها: سیستم حسابداری باید قابلیت ثبت و تجمیع داده‌های مالی را داشته باشد. این شامل ثبت تراکنش‌های روزانه، درآمدها، هزینه‌ها، دارایی‌ها و بدهی‌ها است.

تحلیل و گزارش‌دهی: سیستم حسابداری باید قابلیت تحلیل داده‌های مالی را داشته باشد و بتواند گزارشات مالی مختلفی را تولید کند. این شامل صورت سود و زیان، ترازنامه، گزارش جریان وجوه نقد و سایر گزارشات مالی است.

اتصال به سایر سیستم‌ها: سیستم حسابداری باید قابلیت اتصال و تعامل با سایر سیستم‌های سازمان را داشته باشد. به عنوان مثال، اتصال به سیستم مدیریت موجودی، سیستم فروش و سایر بخش‌های سازمان.

کنترل داخلی: سیستم حسابداری باید کنترل‌های داخلی مناسبی را برای جلوگیری از خطاها، تقلب‌ها و سوءاستفاده‌ها در اطلاعات مالی داشته باشد. این شامل کنترل دسترسی، کنترل تراکنش‌ها و کنترل‌های سازمانی است.

پشتیبانی از قوانین و مقررات: سیستم حسابداری باید قابلیت پشتیبانی از قوانین و مقررات مالی و مالیاتی را داشته باشد. این شامل قابلیت اطمینان از صحت محاسبات مالی، انطباق با استانداردهای حسابداری و ارائه اطلاعات مالی مطابق با قوانین است.

امنیت: سیستم حسابداری باید از نظر امنیتی محافظت شده باشد تا از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات مالی جلوگیری شود. این شامل محافظت اطلاعات، رمزنگاری، کنترل دسترسی و پشتیبان‌گیری است.

انعطاف‌پذیری و گسترش‌پذیری: سیستم حسابداری باید قابلیت تنظیم و سازگاری با نیازهای سازمان را داشته باشد. به عنوان مثال، قابلیت افزودن و تغییر حساب‌ها، ارتباط با سیستم‌های جدید و انتقال داده‌ها به سیستم‌های دیگر.

جمع بندی

سیستم حسابداری یک زبان مشترک برای کسب‌وکارها است. این سیستم به شرکت‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات مالی خود را به طور منظم و دقیق ثبت و گزارش کنند. سیستم حسابداری همچنین به شرکت‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را ارزیابی کنند و تصمیمات مالی آگاهانه بگیرند. از جمله ویژگی های یک سیستم حسابداری عبارتست از:

• ثبت دقیق
• ثبت و تجمیع داده‌ها
• تحلیل و گزارش‌دهی
• اتصال به سایر سیستم‌ها
• کنترل داخلی
• پشتیبانی از قوانین و مقررات
• امنیت بالا