نرم افزار ATS چیست و چه کاربردی دارد؟

امروزه راهکارها و ابزار مربوط به حوزه توسعه منابع انسانی به سرعت بازنگری شده و توسعه می‌یابند. نرم‌افزارهای ATS یکی از این ابزارها برای مرتفع کردن مشکلات در مسیر توسعه منابع انسانی هستند. واحدهای HR می‌توانند با کمک گرفتن از امکانات این نرم‌افزار، موجبات جذب نیروهای مستعد را برای سازمان فراهم بیاورند. در ادامه در خصوص نرم افزار ATS بیشتر توضیح داده‌ایم:

ATS چیست؟

ATS مخفف Applicant Tracking System به معنی “سیستم ردیابی متقاضی” است. این نرم افزار به عنوان ابزاری برای مدیریت و ساده‌سازی فرآیند استخدام در شرکت‌ها و سازمان‌ها استفاده می‌شود. ATS توسط شرکت‌هایی استفاده می‌شود که برای ثبت آگهی استخدامی خود سراغ روش‌های مدرن و آنلاین می‌روند. درصد قابل توجهی از شرکت‌های بزرگ آمریکایی از ATS به عنوان بخشی از استراتژی استخدامی خود استفاده می‌کنند. هدف اصلی ابزار ATS تسهیل روند بررسی رزومه برای استخدام کنندگان و مدیران استخدام است.

مزایای ATS چیست؟

استفاده از سیستم ATS مزایای زیادی دارد. بر اساس داده‌های جمع‌آوری شده توسط کارشناسان، یک شرکت بزرگ می‌تواند با استفاده از ATS زمان بررسی رزومه را از ۲۰ دقیقه به ۲ دقیقه کاهش دهد. همچنین استفاده از ATS می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا تنوع نیروی کار خود را افزایش دهند. در اینجا برخی از مزایای این سیستم را ذکر می‌کنیم:

• صرفه جویی در زمان: ATS به شما کمک می‌کند تا سریع‌تر و کارآمدتر رزومه‌ها را بررسی کنید.
• افزایش دقت: ATS به شما کمک می‌کند تا از انتخاب متقاضیان واجد شرایط اطمینان حاصل کنید.
• سازگاری: ATS به شما کمک می‌کند تا فرآیند استخدام را در سراسر سازمان خود استانداردسازی کنید.
• تجزیه و تحلیل داده‌ها: ATS می‌تواند به شما در تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به فرآیند استخدام کمک کند.

معایب و مشکلات نرم‌افزار ATS

نرم‌افزار ATS مانند هر ابزاری، معایبی هم دارد. در اینجا برخی از مشکلات رایج نرم‌افزار ATS را توضیح می‌دهیم:

 حذف نامزدهای واجد شرایط

اتکا به کلمات کلیدی: ATS به دنبال کلمات کلیدی خاصی در رزومه‌ها می‌گردد و اگر رزومه شامل آن کلمات کلیدی نباشد، ممکن است حتی اگر متقاضی واجد شرایط باشد، رد شود.

فرمت‌بندی: ATS ممکن است با فرمت‌های رزومه غیرمعمول مشکل داشته باشد و اطلاعات موجود در رزومه را به درستی نخواند.

تجربیات غیرسنتی: ATS ممکن است تجربیات غیرسنتی را به درستی شناسایی نکند.

پیچیدگی و هزینه

یادگیری: یادگیری نحوه استفاده از ATS می‌تواند دشوار باشد.

هزینه: نرم‌افزار ATS می‌تواند گران باشد، به ویژه برای شرکت‌های کوچک.

نگهداری: نگهداری و به‌روزرسانی نرم‌افزار ATS می‌تواند دشوار باشد.

محدودیت در خلاقیت

استانداردسازی: ATS می‌تواند خلاقیت و تنوع را در فرآیند استخدام محدود کند.

محدودیت در ارزیابی: ATS می‌تواند توانایی استخدام‌کنندگان را در ارزیابی مهارت‌های نرم و ویژگی‌های شخصیتی متقاضیان محدود کند.

نرم افزار ATS چگونه کار می‌کند؟

ATS ابتدا با انتشار یک موقعیت شغلی شروع به کار می‌کند. در واقع، این سیستم که قابلیت اتصال به سامانه‌های ارسال آگهی استخدام آنلاین را دارد، فرصت‏های شغلی مورد نظر و شرایط آن را در بسترهای لازم برای کارجویان به اشتراک می‎‌گذارد.سپس، کارجویانی که آگهی را مشاهده کرده‌اند، رزومه خود را ارسال می‌کنند و کارفرما قادر است مراحل کارگزینی این افراد را به راحتی دنبال کند. البته، در سیستم های ATS امکاناتی نظیر فرم‌های از پیش آماده شده نیز وجود دارد که می‏توان از کارجو تقاضا کرد همزمان با ارسال رزومه این فرم‌ها را تکمیل نماید. این فرم‌ها به شناخت بهتر توانایی‌ها و شخصیت کارجویان کمک کرده و کارفرما را در انتخاب گزینه بهتر، یاری می‌کنند.

نحوه کار برخی از این سیستم‌ها اینگونه است که با استفاده از کلمات کلیدی تعیین شده از سوی مدیر منابع انسانی، کارجویان قوی از افراد ضعیف فیلتر و یا جدا می‌شوند. این در حالی است که در این روش احتمال خطا وجود دارد اما کارفرما ناچار به انجام است. چرا که او را از بررسی تعداد بسیار زیادی رزومه، بی نیاز کرده و استخدام موفق‌‎تری را برای افراد رقم می‎زند. در مرحله آخر، بدون نیاز به تماس تلفنی یا درخواست حضور، از طریق سامانه به ایمیل افراد متقاضی کار اعلام می‌‎شود که رزومه آن‎ها انتخاب یا رد شده است. 

عملکرد هوش مصنوعی در ATS

عملکرد هوش مصنوعی در ATS برای تقلید از فرآیند فکر انسان توسعه و برنامه‌ریزی شده است. اگر استخدام‌کننده رزومه‌ای را به صورت دستی اسکن کند، به همان شیوه به دنبال کلمات کلیدی نیز می‌گردد. ATS این فرآیند را با قابلیت‌های اضافه‌ خود، سریع‌تر می‌کند و در زمان و هزینه با حاشیه خطای کمتری صرفه‌جویی می‌کند. هنگامی که رزومه‌ها را از طریق ATS بررسی می‌کنید، آن‌ها را برای کلمات کلیدی خاص مورد نظر شما برای استخدام اسکن می‌کنید.

انواع نرم‌افزارهای ATS

نرم افزارهای ATS ایرانی

استخدامیار

این نرم افزار یکی از محبوب ترین نرم افزارهای ATS ایرانی است که توسط شرکت فناوران ایده‌پرداز سداد ارائه می‌شود. استخدامیار امکاناتی مانند انتشار آگهی‌های شغلی، دریافت و ذخیره رزومه، غربالگری و رتبه‌بندی متقاضیان، برنامه ریزی مصاحبه و ارزیابی متقاضیان را ارائه می دهد.

کاربوم

این نرم افزار توسط شرکت کاربوم ارائه می شود و امکاناتی مانند ایجاد پروفایل شغلی، جستجوی رزومه، مصاحبه آنلاین و گزیده گرایی را ارائه می دهد.

آدیلار

این نرم افزار توسط شرکت آدیلار ارائه می‌شود و امکاناتی مانند ایجاد و مدیریت آگهی‌های شغلی، دریافت و ذخیره رزومه، غربالگری و رتبه بندی متقاضیان، برنامه‌ریزی مصاحبه و ارزیابی متقاضیان را ارائه می‌دهد.

سنجش

این نرم افزار توسط شرکت سنجش ارائه می‌شود و امکاناتی مانند ایجاد و مدیریت آگهی‌های شغلی، دریافت و ذخیره رزومه، غربالگری و رتبه بندی متقاضیان، برنامه‌ریزی مصاحبه و ارزیابی متقاضیان را ارائه می‌دهد.

نرم افزارهای ATS خارجی

Greenhouse

این نرم افزار یکی از محبوب‌ترین نرم افزارهای ATS خارجی است که امکاناتی مانند انتشار آگهی‌های شغلی، دریافت و ذخیره رزومه، غربالگری و رتبه‌بندی متقاضیان، برنامه‌ریزی مصاحبه و ارزیابی متقاضیان را ارائه می‌دهد.

Workday

این نرم افزار توسط شرکت Workday ارائه می‌شود و امکاناتی مانند مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی و مدیریت زنجیره تامین را ارائه می دهد.

SAP SuccessFactors

این نرم افزار توسط شرکت SAP ارائه می‌شود و امکاناتی مانند مدیریت منابع انسانی، مدیریت عملکرد، یادگیری و توسعه و مدیریت استعداد را ارائه می‌دهد.

Oracle Taleo

این نرم‌افزار توسط شرکت Oracle ارائه می‌شود و امکاناتی مانند مدیریت منابع انسانی، مدیریت استعداد، یادگیری و توسعه و مدیریت عملکرد را ارائه می دهد.

کاربردهای نرم‌افزار ATS

نرم‌افزار ATS (سیستم ردیابی متقاضی) کاربردهای مختلفی دارد که می‌توان آنها را به چند دسته کلی تقسیم کرد:

جستجو و جذب متقاضیان

• انتشار آگهی‌های شغلی: به شما کمک می‌کند تا آگهی‌های شغلی خود را در وب‌سایت‌های مختلف و شبکه‌های اجتماعی منتشر کنید.
• دریافت رزومه: رزومه‌های متقاضیان را از طریق وب‌سایت شرکت، ایمیل یا پورتال‌های شغلی دریافت می‌کند.
• غربالگری رزومه: می‌تواند رزومه‌ها را بر اساس معیارهای مشخص‌شده غربالگری کند و رزومه‌های مناسب را برای بررسی بیشتر به شما معرفی کند.
• جستجوی رزومه: می‌تواند در پایگاه داده خود به دنبال رزومه‌های متقاضیانی باشد که مهارت‌ها و تجربیات مورد نیاز برای شغل مورد نظر شما را دارند.

مدیریت فرآیند استخدام

• سازماندهی اطلاعات: اطلاعات مربوط به متقاضیان مانند رزومه، نامه معرفی، و نتایج مصاحبه را در یک جا ذخیره می‌کند.
• برنامه‌ریزی مصاحبه: به شما کمک می‌کند تا مصاحبه با متقاضیان را برنامه‌ریزی کنید.
• ارزیابی متقاضیان: می‌تواند به شما در ارزیابی متقاضیان با استفاده از ابزارهایی مانند آزمون‌های آنلاین و مصاحبه ویدئویی کمک کند.
• مدیریت مصاحبه: می‌تواند به شما در برنامه‌ریزی و مدیریت مصاحبه‌ها کمک کند.
• ارزیابی عملکرد: می‌تواند به شما در ارزیابی عملکرد متقاضیان در طول فرآیند استخدام کمک کند.

گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل

• گزارش‌های استخدام: می‌تواند گزارش‌های مختلفی در مورد فرآیند استخدام مانند تعداد متقاضیان، زمان استخدام و نرخ تبدیل به شما ارائه دهد.
• تجزیه و تحلیل داده‌ها: می‌تواند به شما در تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به فرآیند استخدام کمک کند تا بتوانید استراتژی استخدام خود را بهبود ببخشید.
• پیش‌بینی موفقیت: می‌تواند با استفاده از هوش مصنوعی، احتمال موفقیت متقاضیان در شغل مورد نظر را پیش‌بینی کند.

ارتباط با متقاضیان

• ارسال ایمیل: می‌تواند به طور خودکار ایمیل‌هایی به متقاضیان ارسال کند تا آنها را از وضعیت درخواست خود مطلع کند.
• پاسخ به سوالات: می‌تواند به سوالات متقاضیان در مورد فرآیند استخدام پاسخ دهد.
• ایجاد رزومه: می‌تواند به متقاضیان در ایجاد رزومه‌های شخصی‌سازی‌شده برای هر شغل مورد نظر کمک کند.

جمع‌بندی

نرم افزار ATS (سیستم ردیابی متقاضیان) ابزاری قدرتمند برای واحدهای HR است که به آنها در بهبود کارایی و دقت فرآیند استخدام و بهتر انجام دادن وظایف منابع انسانی کمک می کند. برخی از امکانات این نرم‌افزارها عبارتند از:

• جمع‌آوری و ذخیره‌سازی رزومه‌ها
• جستجو و فیلتر کردن متقاضیان بر اساس مهارت‌ها، تجربه و سایر معیارها
• ارسال ایمیل‌های خودکار به متقاضیان
• برنامه‌ریزی مصاحبه‌ها
• ارزیابی عملکرد متقاضیان
• تجزیه و تحلیل داده‌های استخدام