ساختار سازمانی چیست و چه کاربردی دارد؟

11 دی 1402
جهت دریافت خدمات لطفا فرم درخواست دمو را تکمیل کنید
ثبت درخواست
ساختار سازمانی چیست

ساختار سازمانی Organizational Structure به ترتیب و تنظیم داخلی اجزای سازمان، نظیر بخش‌ها، واحدها و روابط بین آن‌ها اطلاق می‌شود. این ساختار، نقش مهمی در تعیین وظایف، مسئولیت‌ها و سلسله مراتب سازمانی دارد. با ایجاد یک ساختار منظم و متناسب با هدف‌های سازمان، امکان افزایش کارایی، هماهنگی بین اعضا، بهره‌وری بیشتر و افزایش قدرت تصمیم‌گیری در سازمان فراهم می‌شود. همچنین، ساختار سازمانی شرکت امکان پاسخگویی به نیازهای خارجی و تغییرات در محیط را فراهم می‌کند. در این مقاله به ساختارهای سازمانی و فرایند طراحی و کاربردهای آن پرداخته‌ایم:

چارت سازمانی چیست؟

چارت سازمانی یک نمودار است که ساختار سازمانی شرکت را به صورت گرافیکی نمایش می‌دهد. این نمودار شامل ارتباطات، سلسله مراتب، وظایف و مسئولیت‌ها، واحدها و افراد موجود در سازمان است. هدف اصلی استفاده از ساختار چارت سازمانی، برقراری یک نمایش واضح و جامع از ساختار سازمانی است که به اعضا کمک می‌کند تا درک بهتری از نقش خود و سایر اعضا داشته باشند.

چارت سازمانی به صورت سلسله مراتبی طراحی می‌شود و نشان می‌دهد که هر کس در سازمان به چه کسی گزارش می‌دهد و کدام واحد یا شخص مسئولیت‌های خاصی را بر عهده دارد. این نمودار می‌تواند شامل اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی افراد، عنوان شغلی، واحدهای سازمانی، ارتباطات سلسله مراتبی و جریان اطلاعات در سازمان باشد.

با استفاده از چارت سازمانی، اعضای سازمان قادر خواهند بود تا نقش و مسئولیت خود را در سازمان بهتر درک کنند و همچنین روابط سازمانی را بیشتر درک کنند. این نوع از نمودارها در فرایند تصمیم‌گیری، توزیع واجدین شغل، تخصیص منابع و هماهنگی بین واحدها مورد استفاده قرار می‌گیرند. یک چارت سازمانی چابک یک ابزار مهم در مدیریت سازمان است که به اعضا کمک می‌کند تا ساختار و عملکرد سازمان را بهبود بخشند و به طور کلی بهترین استفاده ممکن را از منابع سازمانی داشته باشند.

ساختار سازمانی روابط بین بخشها مختلف سازمان را مشخص می کند و همچنین در این ساختار مسئولیت هر فرد تعیین می شود یکی از بخش های که برای تهیه چارت سازمانی بسیار درگیر است منابع انسانی یا HR است خود ساختار ابعاد ساختار سازمانی زیاد است و شاید تهیه ساختار اداری سخت باشد اما با تهیه این ساختار می توان اهداف، معماری و فرهنگ سازمانی را به درستی اجرا کرد.

انواع ساختار سازمانی

ساختار سازمانی به ترتیبی که سازمان را در یک الگوی تنظیم شده قرار می‌دهد، به توزیع و تنظیم افراد، وظایف و مسئولیت‌ها، و ارتباطات داخلی میان اعضای سازمان می‌پردازد. اینها چند نوع از ساختارهای سازمانی هستند و در عمل ممکن است سازمان‌ها از ترکیبی از این ساختارها استفاده کنند یا ساختارهای سازمانی منحصر به فردی را بر اساس نیازهای خاص خود طراحی کنند. هر ساختار سازمانی مزایا و معایب خود را دارد و انتخاب ساختار مناسب برای یک سازمان بستگی به عوامل مختلفی مانند اندازه سازمان، نوع فعالیت‌ها، محصولات و خدمات ارائه شده و فرهنگ سازمانی دارد. انواع مختلف ساختار سازمانی عبارتند از:

ساختار سازمانی سلسله مراتبی (Hierarchical Structure)

در این نوع ساختار، سازمان به صورت پیچیده‌ای سازماندهی شده است و دارای سلسله مراتب و سطوح مختلفی است. اطلاعات و تصمیمات از سطح بالا به سطح پایین منتقل می‌شوند و تسلیمیت وجود دارد.

ساختار سازمانی ماتریسی (Matrix Structure)

در این نوع ساختار، سازمان بر اساس یک ماتریس تنظیم می‌شود که شامل دو بعد است. یک بعد وظایف و مسئولیت‌ها را نشان می‌دهد و دیگری واحدهای سازمانی مختلف را. این نوع ساختار امکان همکاری و هماهنگی بین واحدهای مختلف را تسهیل می‌کند.

ساختار سازمانی وظیفه‌محور (Functional Structure)

در این ساختار، سازمان بر اساس وظایف و عملکردهای مشخص تقسیم می‌شود. اعضای سازمان در بخش‌ها و واحدهای تخصصی مشخصی قرار می‌گیرند و هر واحد مسئولیت‌ها و وظایف خاص خود را دارد.

ساختار سازمانی محصول‌محور (Product Structure)

در این نوع ساختار، سازمان بر اساس محصولات یا خدمات خاصی که ارائه می‌دهد، سازماندهی می‌شود. هر محصول یا خدمت ممکن است یک واحد مجزا داشته باشد که بر عهده توسعه، تولید و بازاریابی آن قرار دارد.

ساختار سازمانی منطقه‌ای (Regional Structure)

در این ساختار، سازمان بر اساس مناطق جغرافیایی تقسیم می‌شود. هر منطقه مسئولیت‌ها و وظایف خاص خود را دارد و تصمیم‌گیری‌ها در سطح منطقه‌ای اتخاذ می‌شوند.

ساختار سازمانی ماتریسی ترکیبی (Composite Matrix Structure)

این نوع ساختار، یک ترکیب از ساختار سازمانی ماتریسی و ساختار سازمانی وظیفه‌محور است. در این ساختار، واحدهای تخصصی به صورت ماتریسی سازماندهی شده‌اند و همچنین وظایف و مسئولیت‌ها بر اساس تخصص‌ها تقسیم می‌شوند. 

تفاوت ساختار و چارت سازمانی

ساختار سازمانی مفهومی است که به تنظیم و ترتیب دادن اجزای سازمان می‌پردازد، در حالی که چارت سازمانی یک نمودار است که ساختار سازمانی را به صورت گرافیکی نشان می‌دهد. ساختار سازمانی مفهومی است و چارت سازمانی برای نمایش آن به کار می‌رود. ساختار سازمانی و چارت سازمانی دو مفهوم متفاوت هستند:

ساختار سازمانی

ساختار سازمانی به تنظیم و ترتیب دادن اجزای سازمان، شامل افراد، وظایف، مسئولیت‌ها، و ارتباطات داخلی میان اعضای سازمان، می‌پردازد. ضرورت ساختار سازمانی برای آن است که در سازمان کیفیت و نوع ارتباطات، جریان اطلاعات، تصمیم‌گیری‌ها و توزیع وظایف و مسئولیت‌ها چگونه است. ساختار سازمانی می‌تواند به صورت سلسله مراتبی، ماتریسی، وظیفه‌محور و غیره باشد.

چارت سازمانی

چارت سازمانی یک نمودار گرافیکی است که ساختار سازمانی را به تصویر می‌کشد. این نمودار شامل بخش‌ها و واحدهای سازمانی، سلسله مراتب، افراد، وظایف و مسئولیت‌ها، و ارتباطات داخلی میان اجزای سازمان است. هدف اصلی چارت سازمانی، ارائه یک نمایش واضح و جامع از ساختار سازمانی به اعضا است تا درک بهتری از نقش و وظایف خود و دیگر اعضا داشته باشند.

فرایند طراحی ساختار سازمانی

در این فرایند، تحلیل محیط، تعیین اهداف، انتخاب ساختار سازمانی، تعیین وظایف و مسئولیت‌ها، تعیین جریان اطلاعات و تصمیم‌گیری، و ارزیابی و بهبود ساختار سازمانی، مراحل اصلی هستند. این فرایند ممکن است نیاز به تحقیقات بیشتر، مشاوره از متخصصان سازمانی و بررسی تجربیات سازمان‌های مشابه داشته باشد. همچنین، تغییرات در ساختار سازمانی ممکن است به همراه تغییرات در فرهنگ سازمانی، فرآیندها و سیستم‌های سازمانی همراه باشند. فرایند طراحی ساختار سازمانی شامل مراحل زیر است:

تحلیل محیط

این مرحله شامل تحلیل محیط داخلی و خارجی سازمان است. در تحلیل محیط داخلی، عواملی مانند اندازه سازمان، منابع انسانی و مالی، فرهنگ سازمانی و میزان مهارت‌ها و توانمندی‌های موجود بررسی می‌شود. در تحلیل محیط خارجی، عواملی مانند رقبا، مشتریان، قوانین و مقررات، تغییرات فناوری و عوامل اقتصادی مد نظر قرار می‌گیرند.

تعیین اهداف سازمان

در این مرحله، اهداف سازمان تعیین می‌شوند. اهداف باید با استراتژی سازمان سازگار باشند و به دستاوردهای مورد انتظار سازمان مرتبط باشند.

انتخاب ساختار سازمانی

در این مرحله، بر اساس نتایج تحلیل محیط و اهداف سازمان، ساختار سازمانی مناسب برای سازمان انتخاب می‌شود. ممکن است از ساختار سلسله مراتبی، ماتریسی، وظیفه‌محور و یا سایر ساختارها استفاده شود. در این مرحله، عواملی مانند اندازه سازمان، نوع فعالیت‌ها، نیازمندی‌های مشتریان و مهارت‌های موجود در سازمان در نظر گرفته می‌شود.

تعیین وظایف و مسئولیت‌ها

در این مرحله، وظایف و مسئولیت‌های مرتبط با هر واحد سازمانی و پست‌های شغلی تعیین می‌شود. این شامل شناسایی وظایف اساسی و فرعی، تعیین مسئولیت‌ها و ارتباطات بین واحدهای سازمانی است.

تعیین جریان اطلاعات و تصمیم‌گیری

در این مرحله، جریان اطلاعات و تصمیم‌گیری‌ها در سازمان تعیین می‌شود. این شامل تشخیص کیفیت و سرعت جریان اطلاعات، مسیرهای ارتباطی و مکانیزم‌های تصمیم‌گیری است.

ارزیابی و بهبود

پس از پیاده سازی ساختار سازمانی، مرحله ارزیابی و بهبود باید انجام شود. در این مرحله، عملکرد ساختار سازمانی مورد بررسی قرار می‌گیرد و اصلاحاتی می‌توانند انجام شوند تا ساختار سازمانی بهبود یابد.

کاربرد ساختارهای سازمانی

برای یک سازمان یا شرکت باید بهترین ساختار سازمانی طراحی و اجرا شود، چرا که یک چارت سازمانی چابک به سازمان کمک می‌کنند تا بهبود عملکرد و دستیابی به اهداف خود را تسهیل کنند. ساختارهای سازمانی نقش بسیار مهمی در عملکرد و مدیریت سازمان‌ها دارند. کاربردهای اصلی ساختارهای سازمانی عبارتند از:

تقسیم وظایف و مسئولیت‌ها

یکی از اصلی‌ترین کاربردهای ساختارهای سازمانی، تقسیم وظایف و مسئولیت‌ها در سازمان است. ساختار سازمانی کمک می‌کند تا وظایف مختلف به صورت مشخص و دقیق به افراد اختصاص یابد و مسئولیت‌ها به طور واضح مشخص شود. این امر باعث افزایش بهره‌ وری کارکنان و کارایی در سازمان می‌شود.

تعیین سلسله مراتب

ساختار سازمانی به تشکیل سلسله مراتب در سازمان کمک می‌کند. با تعیین سلسله مراتب، ارتباطات و روابط سازمانی بین اعضا بهبود یافته و سطوح اختیارات و مسئولیت‌ها به طور واضح تعیین می‌شود. این امر به منظور انجام کارها به صورت سریع و مؤثر و بهبود فرآیندهای تصمیم‌گیری در سازمان بسیار حائز اهمیت است.

بهبود انجام وظایف

ساختار سازمانی بهبود انجام وظایف در سازمان را تسهیل می‌کند. با تعیین وظایف و مسئولیت‌ها به صورت دقیق، اعضای سازمان می‌توانند بهتر و به صورت متمرکز به وظایف خود متمرکز شوند. این باعث افزایش بهره‌وری و کیفیت انجام کارها می‌شود.

ارتباطات موثر

ساختار سازمانی مناسب کمک می‌کند تا ارتباطات داخلی در سازمان بهبود یابد. با تعیین واحدهای سازمانی و روابط سازمانی، جریان اطلاعات و انتقال داده‌ها بهبود می‌یابد. این امر باعث افزایش هماهنگی و انطباق در سازمان می‌شود و امکان انجام هماهنگ و کارآمد بین اعضا را فراهم می‌کند.

انعطاف‌پذیری

ساختار سازمانی مناسب به سازمان کمک می‌کند تا به تغییرات محیطی و سازمانی سریعاً پاسخ دهد. با توجه به نیازمندی‌ها و تغییرات درخواست شده، ساختار سازمانی می‌تواند تغییر کند و به شکلی انعطاف‌پذیر و قابل تطبیق تغییر کند. این امکان به سازمان می‌دهد تا بهتر به تحولات بازار و نیازهای مشتریان واکنش نشان دهد و رقابت‌پذیر بماند.

هماهنگی

ساختار سازمانی مناسب به سازمان کمک می‌کند تا هماهنگی و همکاری بین اعضا را بهبود بخشد. با تعیین وظایف و مسئولیت‌ها و تعیین سلسله مراتب، افراد بهتر می‌توانند به وظایف خود تمرکز کنند و هماهنگی در سازمان ارتقا یابد. این امر باعث افزایش کارایی و کیفیت همکاری و هماهنگی در سازمان می‌شود.

مزایا و معایب ساختار سازمانی

ساختار سازمانی هم مزایا و هم معایب خود را دارد. برای انتخاب و طراحی ساختار سازمانی مناسب، باید به نیازها و شرایط خاص سازمان توجه کرده و بهترین روش را برای سازمان خود انتخاب کنید. در زیر به برخی از مزایا و معایب ساختار سازمانی اشاره می‌کنم:

مزایا

تقسیم وظایف و مسئولیت‌ها

ساختار سازمانی به سازمان کمک می‌کند تا وظایف و مسئولیت‌ها به صورت دقیق و مشخص تقسیم شوند. این باعث می‌شود که هر فرد در سازمان دقیقاً بداند که چه کاری باید انجام دهد و به چه شکلی. این تقسیم وظایف باعث افزایش بهره‌وری سازمان و دقت در انجام کارها می‌شود.

سلسله مراتب و روابط سازمانی

ساختار سازمانی به صورت واضح سلسله مراتب و روابط سازمانی را تعیین می‌کند. این امر باعث می‌شود که ارتباطات درون سازمان بهبود یابد و جریان اطلاعات به صورت صحیح و سریعتری صورت گیرد. همچنین، تعیین سلسله مراتب باعث می‌شود که فرآیندهای تصمیم‌گیری در سازمان بهبود یابد.

اختصاص منابع

ساختار سازمانی به سازمان کمک می‌کند تا منابع خود را بهینه‌سازی کند. با تعیین وظایف و مسئولیت‌ها به صورت دقیق، منابع مالی، انسانی و فنی به شکل مناسب‌تری تخصیص داده می‌شود. این باعث می‌شود که سازمان بهبود یابد و از منابع خود بهره‌وری بهتری داشته باشد..

انعطاف‌پذیری

ساختار سازمانی مناسب برای سازمان انعطاف‌پذیری فراهم می‌کند. با توجه به تغییرات محیطی و سازمانی، ساختار سازمانی می‌تواند تغییر کند و به شکلی انعطاف‌پذیر و قابل تطبیق تغییر کند. این امکان به سازمان می‌دهد تا بهتر به تحولات بازار و نیازهای مشتریان واکنش نشان دهد و رقابت‌پذیر بماند.

معایب

بیش‌منظورگرایی

بعضی از ساختارهای سازمانی ممکن است باعث بیش‌منظورگرایی شود، به این معنی که هر بخش یا واحد به‌طور مستقل و بدون توجه به سایر واحدها به تحقق هدف خود می‌پردازد. این موضوع می‌تواند باعث کاهش هماهنگ و همکاری بین اعضای سازمان شود و ممکن است باعث رقابت غیر سالم بین بخش‌ها گردد.

کاهش ارتباطات افقی

در برخی ساختارهای سازمانی، ارتباطات افقی بین بخش‌ها کاهش می‌یابد. این موضوع ممکن است منجر به ایجاد اشکال و مشکلات در جریان اطلاعات و تصمیم‌گیری‌ها شود. همچنین، کاهش ارتباطات افقی می‌تواند باعث ایجاد سیلوهای اطلاعاتی در سازمان شود و تبادل اطلاعات و تجربیات بین بخش‌ها را محدود کند.

کندی در تصمیم‌گیری

در برخی ساختارهای سازمانی، فرآیندهای تصمیم‌گیری ممکن است طولانی و پیچیده باشند. این امر می‌تواند باعث کاهش سرعت عمل و کندی در پاسخگویی به تحولات باشد. همچنین در برخی موارد، تصمیم‌ها ممکن است توسط تعداد زیادی از سطوح سازمانی تأیید شوند که باعث کاهش انعطاف‌پذیری و کاهش قدرت تصمیم‌گیری مدیران می‌شود.

کاهش انگیزه و تعهد

در برخی ساختارهای سازمانی، افراد ممکن است احساس کنند که وظایف و مسئولیت‌هایشان بسیار محدود و مشخص است و این می‌تواند باعث کاهش انگیزه و تعهد آنها شود. عدم ارتباط مستقیم با اهداف و سیاست‌های سازمانی می‌تواند باعث از دست رفتن انگیزه و ارتباط عاطفی با سازمان شود.

عامل تاثیرگذار بر ساختار سازمانی

مهمترین عامل تاثیرگذار بر ساختار سازمانی با توجه به تحلیل‌ها و تحقیقات مختلف، فاکتورهای متعددی را شامل می‌شود. اما می‌توان گفت که عاملی که به طور عمده بر ساختار سازمانی تأثیر می‌گذارد، فرهنگ سازمانی است. فرهنگ سازمانی عبارت است از مجموعه اعتقادات، ارزش‌ها، رفتارها و رویکردهایی که درون یک سازمان شکل می‌گیرند و تعاملات و عملکرد سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهند. 

فرهنگ سازمانی تعیین‌کننده‌ای بر ساختار سازمانی است؛ یعنی شکل و نحوه سازمان‌دهی و تنظیم وظایف، ارتباطات و روابط سلسله مراتبی در سازمان. ارزش‌ها، اعتقادات و نگرش‌های فرهنگ سازمانی می‌توانند سازمان را به سمت یک ساختار مرکزی و سلسله‌مراتبی یا به سمت یک ساختار انعطاف‌پذیر و مبتنی بر تیم هدایت کنند.

به عنوان مثال، یک سازمان با فرهنگی که بر تعامل، همکاری و تصمیم‌گیری‌های مشترک تأکید دارد، ممکن است به ساختار تیمی و مشارکتی روی بیاورد. 

در مقابل، یک سازمان با فرهنگی که بر اطاعت از دستورات و ارتباطات عمودی تأکید دارد، ممکن است به ساختار سلسله‌ مراتبی و مرکزی روی بیاورد. علاوه بر فرهنگ سازمانی، عوامل دیگری نیز می‌توانند بر ساختار سازمانی تأثیرگذار باشند مانند اندازه سازمان، رشد و تحول سازمانی، نیازهای صنعت و محیط رقابتی، استراتژی سازمانی، فناوری و سیستم‌های اطلاعاتی، قوانین و مقررات و غیره. اما فرهنگ سازمانی به عنوان عامل مهم‌تر، تاثیر بیشتری بر ساختار سازمانی دارد.

عناصر کلیدی ساختارهای سازمانی

عناصر کلیدی ساختارهای سازمانی، عواملی هستند که شکل و نحوه عملکرد ساختار سازمانی را تعیین می‌کنند. این عناصر، در کنار یکدیگر، شکل و نحوه عملکرد ساختار سازمانی را تعیین می‌کنند. مدیران باید با توجه به عوامل مختلفی مانند اهداف و استراتژی‌های سازمان، محیط داخلی و خارجی سازمان و منابع سازمان، ساختار سازمانی مناسبی را انتخاب کنند. این عوامل، عبارتند از:

تقسیم کار و تخصص

تقسیم کار، به تفکیک وظایف و مسئولیت‌ها در سازمان اشاره دارد. تخصص، به تمرکز هر فرد یا واحد سازمانی بر انجام یک یا چند وظیفه خاص اشاره دارد. تقسیم کار و تخصص، باعث می‌شود تا کارها به‌طور موثر و کارآمد انجام شوند.

درجه رسمی شدن

درجه رسمی شدن، به میزان وضوح و انعطاف‌پذیری قوانین، مقررات و رویه‌های سازمان اشاره دارد. سازمان‌های با رسمیت بالا، قوانین و مقررات دقیقی دارند که باید توسط همه کارکنان رعایت شود. سازمان‌های با رسمیت پایین، قوانین و مقررات انعطاف‌پذیرتری دارند که کارکنان می‌توانند در چارچوب آنها، آزادی عمل بیشتری داشته باشند.

حیطه نظارت

حیطه نظارت، به تعداد کارکنانی که توسط یک مدیر مستقیما تحت نظارت قرار می‌گیرند، اشاره دارد. حیطه نظارت گسترده، به معنای آن است که یک مدیر بر تعداد زیادی از کارکنان نظارت دارد. حیطه نظارت محدود، به معنای آن است که یک مدیر بر تعداد کمی از کارکنان نظارت دارد.

تعداد سطوح سازمانی

تعداد سطوح سازمانی، به تعداد سطوح مدیریتی در سازمان اشاره دارد. سازمان‌های با تعداد سطوح سازمانی زیاد، سلسله مراتب مدیریتی پیچیده‌ای دارند. سازمان‌های با تعداد سطوح سازمانی کم، سلسله مراتب مدیریتی ساده‌ای دارند.

محورهای ساختاری

محورهای ساختاری، به نحوه سازماندهی وظایف و مسئولیت‌ها در سازمان اشاره دارد. دو محور اصلی ساختاری عبارتند از:

محور وظیفه

در محور وظیفه، وظایف و مسئولیت‌ها بر اساس نوع کار یا محصول یا خدماتی که انجام می‌شوند، سازماندهی می‌شوند.

محور محصول یا مشتری

در محور محصول یا مشتری، وظایف و مسئولیت‌ها بر اساس محصول یا خدمتی که ارائه می‌شوند، سازماندهی می‌شوند.

دیدگاه‌ها

ثبت دیدگاه

دیدگاه دیگران

دیدگاهی ثبت نشده است
مقالات مشابه

کنترل حقوق در دستان توست

با امکان برداشت روزانه حقوق توسط حسابو، علاوه بر کنترل حقوق و هزینه‌ها، سلامت مالی را هم به‌دست بیاور
ثبت درخواست
من کارمند هستم
می‌خواهم درباره حسابو بیشتر بدانم
من کارفرما هستم
می‌خواهم بدانم حسابو چه خدماتی ارائه می‌دهد