احراز شغل چیست و چگونه تدوین می شود

یکی از مهمترین چالش‌های سازمان جذب و استخدام نیرو است. مدیران و کارشناسان با توجه به نوع فعالیت شرکت، چارچوب‌هایی را تعیین می‌کنند که مبنای استخدام می‌شود. این چارچوب‌ها که همان احراز شغل هستند، در هر شرکتی متفاوت است. ما در این مقاله در خصوص شرایط احراز شغل و مراحل تدوین آن نکاتی را ذکر کرده‌ایم:

 تعریف احراز عنوان شغلی

احراز شغلی (Job Specification) به معنای داشتن صلاحیت‌ها، تجربه‌ها و مهارت‌های لازم برای یک موقعیت شغلی خاص است. این فرایند شامل ارزیابی و بررسی مجموعه‌ای از ویژگی‌ها و قابلیت‌ها است که یک فرد باید برای انجام وظایف و مسئولیت‌های یک شغل داشته باشد.

شرایط احراز شغل

شرایط احراز شغل به مجموعه‌ای از معیارها و الزامات گفته می‌شود که فرد باید برای تصدی یک موقعیت شغلی خاص داشته باشد. این شرایط عبارتند از:

تحصیلات و مدارک تحصیلی

داشتن مدرک تحصیلی مرتبط با حوزه کاری یکی از مهم‌ترین شروط احراز شغل است. همچنین، برخی شغل‌ها ممکن است نیاز به مدارک تحصیلی بالاتر یا تخصص‌های خاصی داشته باشند که در آگهی شغلی به‌طور دقیق ذکر می‌شود.

تجربه کاری

داشتن سابقه کاری مرتبط با شغل یکی دیگر از شروط مهم است. برای مثال، برای یک شغل مدیریتی، داشتن چندین سال تجربه کاری در حوزه مدیریت ضروری است. تجربه کاری به‌طور کلی نشان‌دهنده توانایی فرد در انجام وظایف و مسئولیت‌های شغل مورد نظر است و معمولا تعداد سال‌های تجربه مورد نیاز در آگهی شغلی ذکر می‌شود.

مهارت‌ها و توانایی‌ها

مهارت‌های فنی و نرم برای انجام موفقیت‌آمیز وظایف شغلی حیاتی هستند. مهارت‌های فنی شامل توانایی‌های خاصی مانند برنامه‌نویسی، طراحی، مهندسی یا کار با ابزارها و نرم‌افزارهای خاص است. مهارت‌های نرم شامل توانایی‌هایی مانند ارتباطات موثر، مدیریت زمان، کار تیمی، حل مسئله و تصمیم‌گیری است. داشتن این مهارت‌ها به‌طور مستقیم بر عملکرد و کارایی فرد در محیط کاری تأثیر می‌گذارد.

گواهینامه‌ها و مجوزها

برخی شغل‌ها نیاز به گواهینامه‌ها و مجوزهای حرفه‌ای دارند. برای مثال، برای یک شغل در حوزه پزشکی، داشتن مجوز طبابت و گواهینامه‌های تخصصی ضروری است. همچنین، در حوزه‌های مهندسی، حسابداری، وکالت و برخی دیگر از مشاغل نیز داشتن گواهینامه‌های حرفه‌ای مرتبط ضروری است.

ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری

توانایی‌های شخصیتی و رفتاری فرد نیز در احراز شغل مهم است. ویژگی‌هایی مانند توانایی کار تحت فشار، دقت و توجه به جزئیات، انگیزه و علاقه به شغل، مهارت‌های بین‌فردی و توانایی همکاری موثر با دیگران می‌تواند تأثیر زیادی بر موفقیت فرد در شغل مورد نظر داشته باشد. این ویژگی‌ها معمولاً در مصاحبه‌های شغلی و ارزیابی‌های روان‌شناختی بررسی می‌شوند.

زبان‌ها

تسلط به زبان‌های خاص مورد نیاز شغل نیز یکی از شروط احراز شغل است. این مهارت معمولا از طریق آزمون‌های زبان یا مدارک معتبر زبان‌شناسی ارزیابی می‌شود.

شرایط فیزیکی

برخی شغل‌ها نیاز به شرایط فیزیکی خاصی دارند. برای مثال، شغل‌های نظامی، ورزشی یا شغل‌هایی که نیاز به کار در محیط‌های سخت و شرایط ویژه دارند، نیاز به سلامتی جسمی و توانایی فیزیکی خاصی دارند. این شرایط معمولا از طریق آزمایش‌های پزشکی و ارزیابی‌های فیزیکی بررسی می‌شوند.

دانش تخصصی

آگاهی و دانش تخصصی در حوزه مورد نظر نیز یکی از شروط مهم احراز شغل است. برای مثال، در شغل‌های حقوقی، دانش قوانین و مقررات حقوقی ضروری است. یا در شغل‌های مالی، آگاهی از مقررات مالی و حسابداری اهمیت دارد. این دانش معمولا از طریق مدارک تحصیلی، دوره‌های آموزشی و آزمون‌های تخصصی ارزیابی می‌شود.

مراحل تدوین احراز شغلی

تدوین شرایط احراز شغلی یک فرآیند سیستماتیک و دقیق است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنند که افراد مناسبی را برای موقعیت‌های شغلی خود انتخاب می‌کنند. مراحل تدوین شرایط احراز شغلی به شرح زیر است:

تحلیل شغل

جمع‌آوری اطلاعات شغل: این مرحله شامل جمع‌آوری اطلاعات دقیق در مورد وظایف، مسئولیت‌ها، شرایط کاری و محیط کاری ایده آل شغل مورد نظر است. این اطلاعات می‌تواند از طریق مصاحبه با کارکنان فعلی، مشاهده فعالیت‌های روزمره، مطالعه مدارک و اسناد موجود و استفاده از روش‌های دیگر به دست آید.

شناسایی وظایف و مسئولیت‌ها: در این مرحله، لیستی از وظایف و مسئولیت‌های اصلی و فرعی شغل تهیه می‌شود. این لیست باید جامع و دقیق باشد تا بتواند تمامی جنبه‌های شغل را پوشش دهد.

شناسایی مهارت‌ها و توانایی‌ها

تعیین مهارت‌های فنی: مهارت‌های فنی مورد نیاز برای انجام وظایف شغلی شناسایی و مشخص می‌شود. این مهارت‌ها شامل توانایی‌های تخصصی و فنی است که برای انجام موفقیت‌آمیز شغل لازم است.

تعیین مهارت‌های نرم: مهارت‌های نرم مانند ارتباطات، کار تیمی، مدیریت زمان و حل مسئله نیز شناسایی و مشخص می‌شود. این مهارت‌ها برای بهبود تعاملات و کارایی در محیط کاری ضروری هستند.

تعیین الزامات تحصیلی و تجربه کاری

تعیین مدارک تحصیلی مورد نیاز: حداقل سطح تحصیلات و رشته‌های تحصیلی مرتبط با شغل مشخص می‌شود. این شامل مدرک دیپلم، لیسانس، فوق لیسانس و حتی دکترا می‌تواند باشد.

تعیین سابقه کاری: تعداد سال‌های تجربه کاری مرتبط با شغل و نوع تجربه‌های مورد نیاز مشخص می‌شود. برای برخی شغل‌ها، داشتن تجربه کاری در حوزه‌های خاصی ضروری است.

تعیین گواهینامه‌ها و مجوزها

شناسایی گواهینامه‌های حرفه‌ای: گواهینامه‌ها و مجوزهای حرفه‌ای مورد نیاز برای شغل مشخص می‌شود. این شامل گواهینامه‌های تخصصی مانند مهندسی، پزشکی، حسابداری و غیره است. در برخی مشاغل، داشتن مجوزهای خاصی برای انجام فعالیت‌های شغلی ضروری است که باید تعیین و ذکر شود.

تعیین ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری

شناسایی ویژگی‌های شخصیتی: ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری مورد نیاز برای موفقیت در شغل شناسایی و مشخص می‌شود. این شامل توانایی کار تحت فشار، دقت و توجه به جزئیات، انگیزه و علاقه به شغل و غیره است.

ارزیابی‌های روان‌شناختی: برای برخی شغل‌ها، انجام ارزیابی‌های روان‌شناختی می‌تواند به تعیین ویژگی‌های شخصیتی مورد نیاز کمک کند.

تعیین مهارت‌های زبانی

شناسایی زبان‌های مورد نیاز: زبان‌های مورد نیاز برای انجام وظایف شغلی مشخص می‌شود. این شامل تسلط به زبان‌های خارجی مانند انگلیسی، فرانسه، آلمانی و غیره است.

تعیین شرایط فیزیکی

شناسایی شرایط فیزیکی: شرایط فیزیکی مورد نیاز برای انجام شغل مشخص می‌شود. این شامل سلامتی جسمی، توانایی انجام کارهای فیزیکی، کار در شرایط خاص محیطی و غیره است.

تدوین و مستندسازی

تهیه مستندات: تمامی اطلاعات جمع‌آوری شده در مراحل قبلی به صورت مستند تهیه و نگارش می‌شود. این مستند شامل توضیحات دقیق در مورد هر یک از شرایط احراز شغل است.

بازبینی و تایید: مستندات تهیه شده توسط مدیران و کارشناسان مربوطه بازبینی و تایید می‌شود تا اطمینان حاصل شود که تمامی جنبه‌های شغل به درستی پوشش داده شده است.

انتشار شرایط احراز شغل

آگهی‌های شغلی: شرایط احراز شغل در آگهی‌های شغلی منتشر می‌شود تا متقاضیان بتوانند با توجه به این شرایط، برای شغل مورد نظر اقدام کنند.

اطلاع‌رسانی داخلی: شرایط احراز شغل به کارکنان داخلی سازمان نیز اطلاع‌رسانی می‌شود تا در صورت تمایل بتوانند برای موقعیت شغلی اقدام کنند.

کاربرد احراز شغل

احراز شغل به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و فرآیندها اشاره دارد که برای ارزیابی و تایید صلاحیت‌های لازم برای تصدی یک موقعیت شغلی انجام می‌شود. کاربردهای اصلی احراز شغل شامل موارد زیر است:

انتخاب و استخدام مناسب‌ترین کاندیدا

سازمان‌ها از شرایط احراز شغل برای شناسایی و انتخاب افرادی استفاده می‌کنند که بهترین تطابق را با نیازهای شغلی دارند. این فرآیند به کاهش خطاهای استخدام و افزایش احتمال موفقیت افراد در موقعیت شغلی کمک می‌کند.

تدوین آگهی‌های شغلی دقیق

شرایط احراز شغل به سازمان‌ها کمک می‌کند تا آگهی‌های شغلی دقیقی تهیه کنند که شامل اطلاعات مربوط به مهارت‌ها، تجربیات و تحصیلات مورد نیاز باشد. این امر به جذب کاندیداهای مناسب‌تر و کاهش زمان و هزینه‌های جذب و استخدام کمک می‌کند.

ارزیابی و توسعه کارکنان

شرایط احراز شغل می‌تواند به‌عنوان یک ابزار برای ارزیابی عملکرد کارکنان فعلی و شناسایی نیازهای توسعه‌ای آنها استفاده شود. سازمان‌ها می‌توانند بر اساس این شرایط، برنامه‌های آموزشی و توسعه‌ای مناسب برای کارکنان خود تهیه کنند.

برنامه‌ریزی نیروی انسانی

با داشتن اطلاعات دقیق در مورد شرایط احراز شغل، سازمان‌ها می‌توانند برنامه‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت برای جذب و نگهداشت نیروی انسانی تدوین کنند. این برنامه‌ها به بهینه‌سازی استفاده از منابع انسانی و کاهش مشکلات مرتبط با کمبود یا فراوانی نیروی کار کمک می‌کنند.

طراحی مسیرهای شغلی و ارتقا

شرایط احراز شغل به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مسیرهای شغلی روشن و مشخصی برای کارکنان خود تعیین کنند. این امر به کارکنان انگیزه می‌دهد تا با توسعه مهارت‌ها و کسب تجربیات لازم، برای ارتقاء به موقعیت‌های بالاتر آماده شوند.

ارزیابی منصفانه و عادلانه

با تعریف واضح شرایط احراز شغل، فرآیند ارزیابی کاندیداها و کارکنان فعلی به صورت منصفانه‌تر و عادلانه‌تر انجام می‌شود. این امر به کاهش تعارضات و افزایش رضایت شغلی در میان کارکنان کمک می‌کند.

تسهیل تطابق سازمانی

احراز شغل به اطمینان از تطابق فرهنگی و سازمانی کاندیداها با ارزش‌ها، اهداف و فرهنگ سازمانی کمک می‌کند. این تطابق می‌تواند به بهبود همکاری و هماهنگی درون سازمانی منجر شود.

کاهش نرخ ترک خدمت

 با انتخاب افراد مناسب برای شغل‌ها و تطابق بهتر بین توانایی‌ها و نیازهای شغلی، سازمان‌ها می‌توانند نرخ ترک خدمت کارکنان را کاهش دهند. افراد احساس رضایت و موفقیت بیشتری در موقعیت‌های شغلی خود خواهند داشت و احتمال ترک خدمت آنها کاهش می‌یابد.

مزایای احراز شغل

بهبود کیفیت استخدام

احراز شغل به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهترین کاندیداها را برای موقعیت‌های شغلی خود انتخاب کنند. با داشتن معیارهای دقیق و مشخص، فرآیند استخدام بهبود یافته و افرادی که بهترین تطابق را با نیازهای شغلی دارند شناسایی و انتخاب می‌شوند. این موضوع به کاهش خطاهای استخدام و افزایش بهره‌وری سازمان منجر می‌شود.

کاهش هزینه‌ها و زمان استخدام

با تعریف شرایط احراز شغل، فرآیند استخدام کارآمدتر و سریع‌تر انجام می‌شود. سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از معیارهای مشخص، به سرعت کاندیداهای مناسب را شناسایی کنند و از صرف زمان و هزینه‌های اضافی برای استخدام مجدد و آموزش نیروهای جدید جلوگیری کنند. این امر موجب صرفه‌جویی در منابع مالی و زمانی سازمان می‌شود.

افزایش رضایت شغلی و انگیزه کارکنان

وقتی افراد در موقعیت‌های شغلی قرار می‌گیرند که با مهارت‌ها و توانایی‌هایشان مطابقت دارد، احساس رضایت و موفقیت بیشتری خواهند داشت. این موضوع به افزایش انگیزه و تعهد کارکنان نسبت به کار و سازمان کمک می‌کند و در نتیجه کارایی و بهره‌وری کلی سازمان را بهبود می‌بخشد.

ارتقای فرهنگ سازمانی

افرادی که با ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی تطابق دارند، به بهبود هماهنگی و همکاری درون سازمانی کمک می‌کند. این موضوع می‌تواند به کاهش تعارضات و مشکلات میان کارکنان منجر شود و محیط کاری مطلوب‌تری را ایجاد کند که در آن همکاری و تعامل مثبت بین کارکنان تقویت شود.

برنامه‌ریزی بهتر برای توسعه و آموزش

با مشخص شدن شرایط احراز شغل، نیازهای آموزشی و توسعه‌ای کارکنان فعلی بهتر شناسایی می‌شود. سازمان‌ها می‌توانند برنامه‌های آموزشی و توسعه‌ای مناسب‌تری برای ارتقای مهارت‌ها و توانایی‌های کارکنان خود تدوین کنند و مسیرهای شغلی روشنی برای پیشرفت و ارتقای آنها تعیین کنند.

افزایش بهره‌وری و کارایی سازمانی

افرادی که شرایط احراز شغل را به‌طور کامل دارا هستند، قادر خواهند بود وظایف و مسئولیت‌های خود را به بهترین نحو انجام دهند. این موضوع به بهبود کیفیت خدمات و محصولات ارائه شده توسط سازمان و افزایش بهره‌وری کلی آن کمک می‌کند.

کاهش نرخ ترک خدمت و افزایش نگهداشت کارکنان

افرادی که در شغل‌های مناسب با شرایط خود قرار می‌گیرند، رضایت شغلی بیشتری دارند و احتمال ترک خدمت آنها کمتر است. این موضوع به افزایش نگهداشت کارکنان و کاهش نرخ خروج کارکنان منجر می‌شود که به نوبه خود از دست دادن تجربه و دانش سازمانی را کاهش می‌دهد.

معایب احراز شغل

محدودیت در جذب نیرو

شرایط احراز شغل ممکن است به قدری دقیق و سختگیرانه باشد که تعداد زیادی از متقاضیان نتوانند شرایط لازم را داشته باشند. این امر می‌تواند باعث کاهش تعداد متقاضیان شود و به خصوص در بازار کار با رقابت شدید، جذب نیروهای مناسب را دشوار کند. همچنین، ممکن است شرایط احراز شغل با واقعیت‌های بازار کار و موجودی نیروی کار تطابق نداشته باشد و جذب نیرو را دشوارتر کند.

احتمال از دست دادن نیروهای خلاق

شرایط احراز شغل ممکن است باعث نادیده گرفتن افرادی شود که با وجود نداشتن تمامی شرایط، استعدادها و پتانسیل‌های زیادی دارند. سختگیری بیش از حد در شرایط احراز شغل ممکن است باعث از دست دادن استعدادهای غیرمتعارف و خلاق شود که می‌توانند ارزش زیادی برای سازمان داشته باشند.

انعطاف‌پذیری کمتر

شرایط احراز شغل دقیق ممکن است باعث کاهش انعطاف‌پذیری در فرآیند استخدام شود و فرصت‌های جذب نیروهای مختلف را محدود کند. همچنین، ممکن است شرایط احراز شغل به مرور زمان با تغییرات بازار کار و نیازهای سازمان تطابق نداشته باشد و نیاز به بازنگری مداوم داشته باشد، که این خود می‌تواند فرآیند استخدام را پیچیده‌تر و زمان‌برتر کند.

تفاوت شرح شغل با احراز شغلی

شرح شغل و احراز شغلی دو مفهوم کلیدی در مدیریت منابع انسانی هستند که هر کدام نقش و وظایف خاصی دارند.
شرح شغل مستندی است که وظایف، مسئولیت‌ها و الزامات یک موقعیت شغلی را به طور دقیق توضیح می‌دهد و به کارکنان و مدیران کمک می‌کند تا انتظارات و وظایف شغلی را به‌طور کامل درک کنند. محتوای آن شامل عنوان شغل، هدف شغل، وظایف و مسئولیت‌ها، گزارش‌دهی، شرایط کاری و مهارت‌های مورد نیاز است.

در مقابل، احراز شغلی به مجموعه‌ای از معیارها و الزامات اشاره دارد که فرد باید برای تصدی یک موقعیت شغلی دارا باشد. این معیارها شامل تحصیلات، تجربه کاری، مهارت‌ها، توانایی‌ها، ویژگی‌های شخصیتی و گواهینامه‌های مورد نیاز است. هدف اصلی احراز شغلی، تعیین صلاحیت‌ها و ویژگی‌های لازم برای انجام موفقیت‌آمیز وظایف شغلی است و عمدتاً در فرآیند جذب و استخدام به‌کار می‌رود.

جمع بندی

احراز شغل با وجود داشتن مزایای بسیار، می‌تواند چالش‌ها و معایب خاص خود را نیز به همراه داشته باشد. سازمان‌ها باید با دقت و توجه به شرایط و نیازهای خود، فرآیند احراز شغل را طراحی و اجرا کنند تا بتوانند از مزایای آن بهره‌مند شده و معایب را به حداقل برسانند. انتخاب صحیح افراد و ایجاد شرایط کاری مناسب می‌تواند به افزایش بهره‌وری، رضایت شغلی و نگهداشت کارکنان منجر شود و در عین حال، سازمان‌ها باید به انعطاف‌پذیری و تطابق با تغییرات بازار کار نیز توجه داشته باشند.