شرح شغل چیست؟

در راس سازمان‌ها و شرکت‌ها مدیران زیادی وجود دارند که رغبتی به طراحی و نگارش شرح شغل ندارند. این البته نمی‌تواند نکته مثبتی برای مدیریت سازمان و نیروهایی که قصد جذب آنها را دارد، باشد. برای پی بردن به اهمیت طراحی شرح شغل و روش‌های طراحی آن و موارد دیگر لازم است تا ادامه این مقاله را مطالعه کنید:

تعریف شرح شغل

شرح شغل (Job Description) یک سند مکتوب است که وظایف، مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و شرایط لازم برای یک شغل خاص را تشریح می‌کند. این سند به کارفرمایان و کارکنان کمک می‌کند تا انتظارات شغلی را به خوبی درک کنند و به عنوان مرجع در فرآیند استخدام و ارزیابی عملکرد استفاده می‌شود. شرح شغل را به اختصار JD هم می‌گویند.

شرح شغل شامل چه مواردی است؟

شرح شغل شامل جزئیات و اطلاعات مهمی درباره یک جایگاه شغلی خاص است که به توضیح وظایف، مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و شرایط لازم برای آن شغل می‌پردازد. اجزای اصلی شرح شغل شامل موارد زیر است:

عنوان شغل: نام رسمی و دقیق شغل.

خلاصه شغل: توضیح کوتاه و جامع از هدف و وظایف اصلی شغل.

وظایف و مسئولیت‌ها: لیست وظایف روزانه، هفتگی، ماهانه و سایر وظایف که شاغل باید انجام دهد.

شرایط احراز:

– تحصیلات: سطح تحصیلات مورد نیاز.

– تجربه کاری: میزان و نوع تجربه‌های کاری مورد نیاز.

– مهارت‌ها: مهارت‌های فنی، نرم‌افزاری، زبانی و سایر مهارت‌های لازم.

– گواهینامه‌ها: هر گونه گواهینامه یا مجوز خاصی که برای شغل لازم است.

ارتباطات و گزارش‌دهی: توضیح اینکه شاغل با چه بخش‌ها یا افرادی در سازمان در ارتباط خواهد بود و به چه کسی گزارش می‌دهد.

محیط کار: توضیح شرایط فیزیکی و محیط کاری ایده آل که شاغل در آن کار خواهد کرد، مثل کار در دفتر، کار در محل‌های خارجی، شرایط ایمنی و بهداشت و غیره.

شرایط کاری: اطلاعاتی در مورد ساعات کاری، نوع قرارداد کاری (تمام وقت، پاره وقت، موقت) و سایر شرایط کاری.

مزایا و حقوق: اطلاعاتی در مورد حقوق، مزایا، پاداش‌ها و سایر مزایای شغلی.

فرصت‌های پیشرفت: توضیح در مورد فرصت‌های رشد و پیشرفت در مسیر شغلی.

ویژگی‌های شخصیتی مورد نیاز: ویژگی‌های شخصیتی یا نرم‌افزاری خاص که برای موفقیت در این شغل لازم است، مثل توانایی کار تیمی، خلاقیت، مهارت‌های ارتباطی و غیره.

روش‌های طراحی شرح شغل

روش‌های طراحی شرح شغل شامل تجزیه و تحلیل شغل، روش‌های استاندارد، تحلیل وظایف، روش مقایسه‌ای، روش مبتنی بر شایستگی، روش مبتنی بر خروجی، روش مبتنی بر وظایف حساس، روش مشارکتی، روش فرآیندی و روش تکنولوژیکی هستند. استفاده از یک یا ترکیبی از این روش‌ها می‌تواند به ایجاد شرح شغلی دقیق و جامع منجر شود که نیازها و انتظارات سازمان و کارکنان را به خوبی منعکس کند.

تجزیه و تحلیل شغل: شامل جمع‌آوری اطلاعات جامع درباره وظایف، مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و شرایط کاری از طریق مصاحبه، پرسشنامه‌ها، مشاهده و دفاتر کاری است. 

روش‌های استاندارد: استفاده از الگوها و فرم‌های استاندارد برای تهیه شرح شغل است. 

تحلیل وظایف: تمرکز بر شناسایی و تحلیل وظایف و فعالیت‌های مشخص شغلی دارد.

روش مقایسه‌ای: به مقایسه وظایف و مسئولیت‌های شغلی با شغل‌های مشابه در سازمان‌های دیگر یا استفاده از داده‌های بازار کار می‌پردازد. 

روش مبتنی بر شایستگی: تمرکز بر شایستگی سالاری و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام موفقیت‌آمیز شغل دارد. 

روش مبتنی بر خروجی: بر نتایج و خروجی‌های مورد انتظار از شاغل تأکید دارد.

روش مبتنی بر وظایف حساس: شناسایی و توصیف رویدادها و موقعیت‌های حساس که در عملکرد شغلی تأثیر‌گذار هستند را انجام می‌دهد. 

روش مشارکتی: شامل مشارکت کارکنان و مدیران به صورت مشترک در فرآیند طراحی شغل و شرح آن است. 

روش فرآیندی: تحلیل و توصیف فرآیندهای کاری که شغل در آن قرار دارد را مد نظر دارد. 

روش تکنولوژیکی: به بررسی نقش فناوری و ابزارهای تکنولوژیکی در انجام وظایف شغلی و تأثیر آن‌ها بر شرح شغل می‌پردازد.

نمونه شرح شغل + pdf

برای آشنایی بهتر با سازوکار طراحی و نگارش شرح شغل نمونه زیر بارگذاری شده است:

دانلود نمونه شرح شغلی

تفاوت شرح شغل و شرح وظایف

تفاوت شرح شغل و شرح وظایف در محدوده، مخاطب و هدف آنهاست. همانطور که اشاره شد شرح شغل یک سند جامع است که به توضیح کلیات یک شغل می‌پردازد و شامل اطلاعاتی درباره عنوان شغل، خلاصه‌ی شغل، وظایف و مسئولیت‌ها، شرایط احراز، محیط کار و ارتباطات است. هدف اصلی شرح شغل ارائه تصویر کلی از شغل برای کمک به فرآیندهای استخدام، ارزیابی عملکرد و برنامه‌ریزی منابع انسانی است و مخاطبان آن مدیران منابع انسانی، مدیران استخدام، متقاضیان شغل و کارکنان هستند.

در مقابل، شرح وظایف یک سند جزئی‌تر است که به توضیح دقیق و مفصل هر یک از وظایف خاص یک شغل می‌پردازد. این سند شامل توضیحات دقیق از وظیفه مشخص، مراحل انجام، استانداردهای عملکرد، ابزار و منابع مورد نیاز و زمان‌بندی انجام وظیفه است. هدف اصلی شرح وظایف ارائه راهنمای دقیق برای انجام وظایف مشخص به منظور اطمینان از کارایی و کیفیت در عملکرد است و مخاطبان آن کارکنان، سرپرستان و مدیرانی هستند که نیاز به درک دقیق و اجرای صحیح وظایف دارند.

در نهایت، شرح شغل به ارائه تصویری کلی و جامع از شغل کمک می‌کند، در حالی که شرح وظایف به تشریح جزئیات و مراحل اجرای وظایف خاص می‌پردازد. هر دو سند به تکمیل یکدیگر کمک می‌کنند و برای مدیریت موثر منابع انسانی ضروری هستند.

اهمیت شرح شغل

اهمیت شرح شغل در مدیریت منابع انسانی و بهبود عملکرد سازمانی بسیار زیاد است. این اهمیت شامل موارد زیر می‌شود:

وضوح وظایف و مسئولیت‌ها: شرح شغل به وضوح وظایف و مسئولیت‌های هر شغل را مشخص می‌کند، که به جلوگیری از ابهام و سردرگمی کمک می‌کند.

استخدام موثر: با داشتن یک شرح شغل دقیق، فرایند جذب و انتخاب کارکنان بهبود می‌یابد، زیرا کاندیداها بهتر می‌توانند تشخیص دهند که آیا شغل با توانایی‌ها و تجربیاتشان همخوانی دارد یا خیر.

ارزیابی عملکرد: شرح شغل به عنوان معیاری برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده می‌شود و مشخص می‌کند که آیا وظایف به درستی انجام شده‌اند یا نه.

آموزش و توسعه: نیازهای آموزشی و توسعه کارکنان بر اساس شرح شغل مشخص می‌شود، زیرا می‌توان مهارت‌ها و دانش‌های لازم برای هر شغل را تعیین کرد.

تعیین حقوق و مزایا: با توجه به وظایف و مسئولیت‌های مشخص شده در شرح شغل، تعیین حقوق و دستمزد به صورت عادلانه‌تر و منطقی‌تر انجام می‌شود.

برنامه‌ریزی منابع انسانی: شرح شغل به مدیریت منابع انسانی کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی‌های استراتژیک و تاکتیکی را بر اساس نیازهای واقعی سازمان انجام دهد.

ایجاد انگیزه: کارکنانی که وظایف و انتظارات شغلی خود را به خوبی می‌دانند، احتمالاً انگیزه و بهره‌وری بیشتری خواهند داشت.

بهبود ارتباطات: شرح شغل نقش‌ها و ارتباطات بین بخش‌ها و افراد را مشخص می‌کند، که به بهبود هماهنگی و همکاری در سازمان کمک می‌کند.

مطابقت با قوانین و مقررات: داشتن شرح شغل دقیق به سازمان کمک می‌کند تا با قوانین کار و مقررات مربوط به اشتغال همخوانی داشته باشد و از مشکلات قانونی جلوگیری کند.

مدیریت تغییرات سازمانی: در مواقع تغییرات سازمانی، داشتن شرح شغل دقیق کمک می‌کند تا نقش‌ها و مسئولیت‌ها به وضوح تعریف شده و تغییرات به صورت موثرتری مدیریت شوند.

شرایط احراز شغل

شرایط احراز شغل به مجموعه‌ای از معیارها و ویژگی‌هایی اشاره دارد که فرد باید داشته باشد تا بتواند به طور مؤثر و کارآمد در یک شغل خاص فعالیت کند. این شرایط به کارفرما کمک می‌کنند تا اطمینان حاصل کند که افراد مناسب برای شغل انتخاب می‌شوند و به کارکنان کمک می‌کنند تا درک درستی از انتظارات و نیازمندی‌های شغلی داشته باشند. این شرایط معمولا در شرح شغل ذکر می‌شوند و شامل موارد زیر هستند:

تحصیلات: سطح تحصیلات مورد نیاز برای شغل، مانند دیپلم، کارشناسی، کارشناسی ارشد یا دکتری و رشته تحصیلی مرتبط.

تجربه کاری: مقدار و نوع تجربه کاری مورد نیاز، از جمله سال‌های تجربه در زمینه خاص یا در شغل مشابه.

مهارت‌ها:

   – مهارت‌های فنی: مهارت‌های تخصصی مرتبط با شغل، مانند برنامه‌نویسی، طراحی، تحلیل داده‌ها و غیره.

   – مهارت‌های نرم: مهارت‌های ارتباطی، مدیریت زمان، حل مسئله، کار تیمی و مهارت‌های بین فردی.

   – مهارت‌های زبانی: تسلط بر زبان‌های خاصی که برای انجام شغل ضروری هستند.

گواهینامه‌ها و مجوزها: گواهینامه‌ها، مجوزها یا مدارک خاصی که برای انجام شغل لازم است، مانند گواهینامه رانندگی، مجوز پزشکی، گواهینامه‌های حرفه‌ای و غیره.

دانش تخصصی: دانش عمیق در حوزه خاصی که برای انجام شغل ضروری است، مانند دانش مالی، حقوقی، بازاریابی، فنی و غیره.

ویژگی‌های شخصیتی: ویژگی‌ها و توانایی‌های شخصیتی که برای موفقیت در شغل لازم است، مانند خلاقیت، توجه به جزئیات، استقامت، توانایی کار در شرایط پر فشار و غیره.

شرایط جسمانی: شرایط جسمانی و سلامت خاصی که ممکن است برای انجام وظایف شغلی ضروری باشد، مانند قدرت بدنی، دید خوب، تحمل کارهای فیزیکی و غیره.

الزامات قانونی: هر گونه الزام قانونی یا مقرراتی که باید رعایت شود، مانند عدم سوء پیشینه، اجازه کار و سایر شرایط قانونی.

آشنایی با ابزارها و تکنولوژی‌ها: تسلط بر ابزارها، نرم‌افزارها و تکنولوژی‌های خاصی که در شغل مورد استفاده قرار می‌گیرند.

چالش‌های نوشتن شرح شغل

این چالش‌ها نشان می‌دهند که نوشتن شرح شغل فرآیندی پیچیده و حساس است که نیاز به دقت، همکاری و انعطاف‌پذیری دارد. نوشتن شرح شغل می‌تواند با چالش‌های متعددی همراه باشد که برخی از مهم‌ترین آنها عبارتند از:

تعریف دقیق وظایف و مسئولیت‌ها

یکی از چالش‌های اصلی، تعریف دقیق و واضح وظایف و مسئولیت‌های شغل است. ابهام در این بخش می‌تواند منجر به سوء تفاهم و عملکرد ضعیف شود. باید وظایف به گونه‌ای توصیف شوند که هیچ‌گونه ابهام یا تناقضی در آنها وجود نداشته باشد.

هماهنگی با نیازهای متغیر سازمانی

نیازهای سازمان‌ها ممکن است به مرور زمان تغییر کنند، بنابراین شرح شغل نیز باید انعطاف‌پذیر باشد. این چالش شامل تطبیق شرح شغل با تغییرات سازمانی، فناوری‌های جدید و تحولات بازار کار است.

توازن بین جزئیات و کلیات

یکی دیگر از چالش‌ها، یافتن توازن مناسب بین جزئیات دقیق و کلیات شغل است. شرح شغل باید به اندازه کافی دقیق باشد تا انتظارات روشن باشد، اما نه آنقدر جزئی که خواننده را خسته کند یا انعطاف‌پذیری را از بین ببرد.

جذب نیروی انسانی مناسب

نوشتن شرح شغلی که بتواند نیروی انسانی مناسب و با مهارت‌های لازم را جذب کند، چالشی دیگر است. شرح شغل باید به گونه‌ای نوشته شود که جذابیت لازم را برای جذب بهترین کاندیداها داشته باشد و در عین حال واقع‌بینانه باشد.

جلوگیری از تبعیض

یکی از چالش‌های حساس، نوشتن شرح شغل به گونه‌ای است که شامل هیچ نوع تبعیض جنسیتی، نژادی، مذهبی و غیره نباشد. این شامل استفاده از زبان بی‌طرف و تمرکز بر مهارت‌ها و تجربیات مورد نیاز است.

به‌روز نگه داشتن شرح شغل

با تغییر وظایف و تکنولوژی‌ها، شرح شغل‌ها نیز نیاز به به‌روزرسانی دارند. اطمینان از اینکه شرح شغل همواره منعکس کننده نیازها و وظایف فعلی است، یک چالش مداوم است.

همکاری بین بخش‌ها

نوشتن شرح شغل به همکاری موثر بین بخش‌های مختلف سازمان نیاز دارد. هماهنگی و جمع‌آوری اطلاعات از مدیران و کارکنان می‌تواند زمان‌بر و چالش‌برانگیز باشد.

تعیین شرایط احراز

مشخص کردن شرایط احراز مناسب برای شغل، بدون سخت‌گیری بیش از حد یا انعطاف‌پذیری کم، یک چالش دیگر است. باید اطمینان حاصل شود که شرایط احراز منعکس کننده مهارت‌ها و تجربیات واقعی مورد نیاز است.

پیچیدگی وظایف

در برخی مشاغل، وظایف ممکن است بسیار پیچیده و چند بعدی باشند که توصیف دقیق و جامع آنها در شرح شغل دشوار است. این چالش نیاز به تحلیل و بررسی دقیق وظایف دارد.

جمع‌بندی

برای جلب توجه افراد واجد شرایط برای یک موقعیت شغلی، ارائه یک شرح شغل متقاعدکننده ضروری است. این شرح باید به گونه‌ای باشد که موقعیت مورد نظرتان را در میان سایر موقعیت‌های شغلی برجسته کند. به عبارت دیگر، شرح شغل جزء اصلی تجزیه و تحلیل شغل است؛ جایی که سازمان و شغل پیشنهادی‌تان را برای کارمندان آینده معرفی می‌کنید.