در دنیای امروز، جذب نیروی انسانی یکی از مهم‌ترین فرآیندها برای موفقیت سازمان‌ها به شمار می‌رود. در این راستا، بررسی هزینه‌هایی که برای جذب یک فرد جدید صرف می‌شود، امری حیاتی است. هزینه هر استخدام شامل تمامی هزینه‌هایی است که سازمان در طول فرآیند جذب، از اعلام نیاز به نیرو تا ورود فرد جدید به سازمان، متحمل می‌شود. برای مثال، اگر یک سازمان ۱۰ میلیون تومان برای جذب یک مدیر پروژه هزینه کند و در نهایت یک نفر را استخدام نماید، هزینه هر استخدام در این فرآیند برابر با همین مبلغ است. توجه به این موضوع به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به بهینه‌سازی فرآیند جذب و کاهش هزینه‌ها بپردازند.
هزینه هر استخدام چیست؟
هزینه هر استخدام (Cost Per Hire) یک شاخص مالی و عملکردی در منابع انسانی است که نشان می‌دهد سازمان برای جذب و استخدام هر نیروی جدید، چه مقدار هزینه کرده است. این شاخص شامل تمامی هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم فرآیند استخدام می‌شود. این معیار به سازمان کمک می‌کند تا بهره‌وری فرآیند جذب را ارزیابی کرده و هزینه‌های جذب را بهینه‌سازی کند.
چگونه هزینه هر استخدام را محاسبه کنیم؟
برای محاسبه هزینه هر استخدام باید همه هزینه‌هایی که برای فرآیند جذب و استخدام صرف شده را جمع کنید و آن را بر تعداد افرادی که در یک دوره زمانی مشخص استخدام شده‌اند تقسیم کنید.
گام‌های محاسبه
تعیین دوره زمانی
مشخص کنید هزینه استخدام را برای چه دوره‌ای می‌خواهید محاسبه کنید؛ ماهانه، فصلی، سالانه یا یک پروژه استخدامی خاص.
جمع‌آوری و دسته‌بندی هزینه‌های داخلی
- حقوق و دستمزد تیم منابع انسانی و استخدام
- زمان صرف‌شده مدیران و سرپرستان برای مصاحبه و جلسات
- هزینه سیستم‌ها و نرم‌افزارهای داخلی استخدام
- هزینه جلسات داخلی و هماهنگی‌ها
- هزینه‌های اداری (چاپ، تماس، پذیرایی و …)
جمع‌آوری هزینه‌های خارجی
- هزینه انتشار آگهی در پلتفرم‌های استخدامی
- هزینه همکاری با شرکت‌های کاریابی و مشاوره منابع انسانی
- هزینه حضور در نمایشگاه‌های کار یا رویدادهای استخدامی
- هزینه تست‌ها و ابزارهای ارزیابی تخصصی
- هزینه‌های برند کارفرمایی (تبلیغات خارجی برای جذب نیرو)
- هزینه سفر و اقامت کاندیداها (در صورت نیاز)
فرمول هزینه هر استخدام
نحوه محاسبه هزینه استخدام از سازمانی به سازمان دیگر و همچنین بخشی با بخشی دیگر متفاوت است. اما فرمول استاندارد برای محاسبه هزینه هر استخدام عبارت است از:
(هزینه استخدام داخلی + هزینه استخدام خارجی) ÷ هزینه تمامی استخدام‌ها
هزینه‌های داخلی
۱- حقوق و دستمزد تیم منابع انسانی
تمام حقوق، مزایا، پاداش و اضافه‌کاری افرادی که به‌طور مستقیم در فرآیند جذب و استخدام نقش دارند، به عنوان هزینه داخلی محسوب می‌شود. این شامل کارشناس منابع انسانی، مدیر جذب، هماهنگ‌کننده مصاحبه‌ها و سایر نیروهای داخلی مرتبط است.
۲- هزینه زمان مدیران و تیم‌های فنی
وقتی مدیران بخش‌های مختلف یا سرپرستان تیم‌ها در فرآیند ارزیابی و مصاحبه حضور دارند، زمانی که صرف می‌کنند یک هزینه داخلی است. این زمان شامل مطالعه رزومه‌ها، جلسات داخلی هماهنگی، شرکت در مصاحبه‌ها و ارائه بازخورد نهایی می‌شود.
۳- هزینه جلسات داخلی و هماهنگی‌ها
جلسات برنامه‌ریزی، تعیین نیازمندی‌های شغلی، تعریف شرح شغل، بررسی بازخوردها و جلسات تصمیم‌گیری درون‌سازمانی همگی بخشی از هزینه‌های داخلی محسوب می‌شود. حتی جلسات بازخورد نهایی برای انتخاب کاندیدای نهایی هم در این دسته قرار می‌گیرد.
۴- هزینه ابزارها و سیستم‌های داخلی
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند جذب (ATS) بانک‌های رزومه داخلی، نرم‌افزارهای اتوماسیون مکاتبات، تقویم‌های سازمانی و سایر سیستم‌هایی که فرآیند استخدام را تسهیل می‌کنند، بخشی از هزینه داخلی است.
۵- هزینه آموزش داخلی برای بهبود فرآیند جذب
اگر برای به‌روز نگه‌داشتن تیم جذب و استخدام، دوره‌های آموزشی داخلی برگزار شود (مانند آموزش مصاحبه رفتاری، تکنیک‌های ارزیابی شایستگی‌ها و …)، این هزینه هم جزو هزینه‌های داخلی استخدام است.
۶- هزینه‌های اداری و پشتیبانی
کلیه هزینه‌های پشتیبانی از فرآیند استخدام، مانند تهیه پذیرایی برای جلسات مصاحبه حضوری، هزینه‌های چاپ و کپی مدارک، هزینه‌های تماس‌های تلفنی و مکاتبات اداری، بخشی از هزینه‌های داخلی محسوب می‌شود.
۷- هزینه‌های برند کارفرمایی داخلی
هر اقدامی که برای بهبود تصویر برند کارفرمایی در داخل سازمان انجام می‌شود (مثلاً ساخت محتوای معرفی محیط کار برای انتشار در وب‌سایت شرکتی یا شبکه‌های اجتماعی) هم در دسته هزینه‌های داخلی قرار می‌گیرد، به‌ویژه اگر این اقدامات توسط تیم داخلی انجام شود.
هزینه‌های خارجی
۱- هزینه انتشار آگهی و تبلیغات شغلی
کلیه هزینه‌هایی که برای انتشار آگهی‌های شغلی در پلتفرم‌های استخدامی و شبکه‌های اجتماعی (لینکدین، اینستاگرام و…) یا رسانه‌های چاپی (روزنامه‌ها، نشریات تخصصی و…) پرداخت می‌شود، به‌عنوان هزینه خارجی در نظر گرفته می‌شود.
۲- هزینه همکاری با شرکت‌های کاریابی و مشاوره منابع انسانی
اگر فرآیند جذب و غربالگری اولیه رزومه‌ها یا حتی بخشی از مصاحبه‌ها به شرکت‌های مشاوره منابع انسانی یا کاریابی‌ها برون‌سپاری شود، دستمزد پرداختی به این شرکت‌ها به‌عنوان هزینه خارجی ثبت می‌شود.
۳- هزینه جذب از طریق نمایشگاه‌های کار و رویدادهای استخدامی
شرکت در نمایشگاه‌های کار، رویدادهای تخصصی منابع انسانی یا اسپانسری برنامه‌های استخدامی دانشگاه‌ها، نیازمند پرداخت هزینه غرفه، تبلیغات یا مشارکت است که این موارد به‌عنوان هزینه خارجی محسوب می‌شود.
۴- هزینه ابزارهای ارزیابی و سنجش تخصصی
اگر برای سنجش مهارت‌های فنی، رفتاری یا شخصیتی از تست‌های آنلاین، نرم‌افزارهای ارزیابی یا مراکز ارزیابی که خارج از سازمان هستند استفاده شود، هزینه این خدمات در دسته هزینه‌های خارجی قرار می‌گیرد.
۵- هزینه تولید محتوای تبلیغاتی جذب
اگر برای جذب بهتر نیروهای مستعد از شرکت‌های تولید محتوا، عکاسی صنعتی یا ساخت تیزرهای تبلیغاتی برند کارفرمایی استفاده شود، هزینه این خدمات به‌عنوان هزینه خارجی استخدام لحاظ می‌شود.
۶- هزینه سفر و اقامت کاندیداها
در مواردی که کاندیداهای مورد نظر از شهر یا کشور دیگری دعوت به مصاحبه شوند، هزینه‌های بلیت، اقامت و پذیرایی آن‌ها به‌عنوان هزینه خارجی استخدام ثبت می‌شود.
۷- هزینه ثبت‌نام و اشتراک پلتفرم‌های خارجی
در صورتی که سازمان از پلتفرم‌های بین‌المللی برای جذب نیرو استفاده کند، هزینه‌های اشتراک و دسترسی این پلتفرم‌ها نیز بخشی از هزینه‌های خارجی است.
چرا باید محاسبه هزینه جذب نیرو را در اولویت قرار دهیم؟
کنترل و بهینه‌سازی هزینه‌های منابع انسانی
با محاسبه هزینه جذب نیرو، سازمان می‌تواند دید دقیقی نسبت به میزان بودجه مصرف‌شده در فرآیندهای استخدام به‌دست آورد. این آگاهی کمک می‌کند هزینه‌های غیرضروری شناسایی و حذف شوند و منابع مالی به شکل بهینه‌تری مدیریت شود.
شناسایی نقاط ضعف در فرآیند جذب و اصلاح آن‌ها
هزینه‌های بالای جذب می‌تواند نشانه‌ای از ناکارآمدی فرآیندهای استخدامی باشد. اندازه‌گیری منظم این هزینه‌ها کمک می‌کند تا بخش‌های پرهزینه و زمان‌بر فرآیند جذب شناسایی شده و با باز‌طراحی فرآیندها، هزینه و زمان استخدام کاهش یابد.
افزایش بازدهی سرمایه‌گذاری در جذب نیرو
جذب نیرو یک سرمایه‌گذاری مهم در منابع انسانی است. محاسبه هزینه جذب باعث می‌شود سازمان مطمئن شود که این سرمایه‌گذاری با کیفیت بالا و نرخ بازگشت مناسب انجام شده است. این شاخص کمک می‌کند تا ارتباط بین هزینه‌های جذب و عملکرد نیروهای تازه‌وارد به‌خوبی تحلیل شود.
برنامه‌ریزی دقیق‌تر و پیش‌بینی بودجه استخدام
با پایش هزینه‌های جذب در دوره‌های زمانی مختلف، منابع انسانی می‌تواند برآورد دقیق‌تری از بودجه لازم برای استخدام‌های آینده داشته باشد. این پیش‌بینی به بهبود برنامه‌ریزی مالی سازمان و مدیریت بهتر جریان نقدی کمک می‌کند.
بهبود کیفیت استخدام و افزایش ماندگاری نیروهای جدید
محاسبه هزینه جذب باعث می‌شود سازمان بر روی روش‌های موثرتر و کم‌هزینه‌تر تمرکز کند. این موضوع می‌تواند به افزایش کیفیت نیروهای جذب‌شده و در نتیجه، کاهش نرخ ترک کار در ماه‌های ابتدایی کمک کند.
تقویت رقابت‌پذیری در بازار کار
سازمان‌هایی که هزینه‌های جذب خود را به‌طور مستمر پایش و بهینه‌سازی می‌کنند، می‌توانند منابع بیشتری را برای بهبود برند کارفرمایی، افزایش مزایا و جذب استعدادهای برتر اختصاص دهند. این مزیت رقابتی باعث می‌شود سازمان در جنگ استعدادها موفق‌تر عمل کند.
ارزیابی عملکرد تیم جذب و استخدام
محاسبه هزینه جذب یکی از شاخص‌های کلیدی برای ارزیابی عملکرد تیم منابع انسانی است. این شاخص نشان می‌دهد که آیا تیم جذب توانسته با کمترین هزینه و بالاترین کیفیت، نیروهای مناسب را جذب کند یا فرآیندها نیاز به اصلاح دارند.
نتیجه‌گیری
هزینه هر استخدام یکی از شاخص‌های کلیدی در مدیریت منابع انسانی است که نشان می‌دهد برای جذب هر نیروی جدید، سازمان چه مقدار هزینه کرده است. این هزینه شامل تمام مخارج داخلی و خارجی می‌شود. محاسبه دقیق این عدد به سازمان کمک می‌کند تا فرآیندهای جذب را بهینه کرده و از هدررفت منابع جلوگیری کند. همچنین با تحلیل این هزینه می‌توان کیفیت استخدام‌ها و بازدهی سرمایه‌گذاری در جذب نیرو را ارزیابی کرد. در نهایت، پایش مستمر هزینه هر استخدام باعث شفافیت مالی و برنامه‌ریزی بهتر برای جذب‌های آینده می‌شود.