طراحی شغل چیست؟

روند طراحی شغل به کمک مدیران و کارشناسان منابع انسانی در سازمان انجام می‌شود تا به وسیله آن اهداف و استراتژی‌های سازمانی در راستای بهبود کارایی و ارتقا کیفیت زندگی شغلی کارکنان پیاده‌سازی شود. در این مقاله در خصوص طراحی مشاغل، استراتژی طراحی شغل، تکنیک‌ها و روش‌های آن گفته‌ایم:

تعریف طراحی شغلی

طراحی شغل یک فرآیند است که در آن مسئولیت‌ها، وظایف، مهارت‌ها و سطوح دسترسی برای یک شغل خاص مشخص می‌شوند. این فرآیند شامل تعیین محتوا و مشخصات شغلی، ارزیابی نیازمندی‌های شغلی، تعیین مسئولیت‌ها و وظایف، تعیین سطوح حقوق و مزایا می‌شود. در واقع هدف اصلی طراحی شغل(Job Design) ایجاد یک محیط کار موثر و کارآمد است که افراد بتوانند در آن به بهترین شکل ممکن عمل کنند و اهداف سازمانی را بهبود بخشند. 

تاریخچه مفهوم طراحی شغل

مفهوم طراحی شغل به عنوان یک مبحث مهم و تاثیرگذار در حوزه مدیریت منابع انسانی، از سال‌های قبل تا به امروز تکامل یافته است:

دوران صنعتی اولیه (اوایل قرن نوزدهم)

در ابتدای صنعتی شدن جوامع، شغل‌ها معمولا به صورت ساده و یکنواخت بودند. افراد برای انجام یک فعالیت خاص مشغول به کار می‌شدند و تخصص و تنوع در انجام کارها به حداقل می‌رسید.

تاکید بر کارایی (در اواخر قرن نوزدهم و اوایل قرن بیستم)

در این دوران، توجه به افزایش کارایی در محیط کار بیشتر شد. تئوری‌هایی مانند تئوری علم مدیریت توسط فردریک تیلور مطرح شد که توجه بیشتری به استانداردسازی و بهینه‌سازی فرآیندهای کاری داشت.

برخورداری از رفاه‌های اجتماعی (در دهه‌های ۱۹۳۰ و ۱۹۴۰)

در این دوران، با رشد جامعه و افزایش آگاهی از حقوق کارگران، توجه به رفاه‌های اجتماعی و رضایت کارگران در محیط کار افزایش یافت. طراحی شغل برای بهبود شرایط کاری و ایجاد رفاه بیشتر مورد توجه قرار گرفت.

توسعه نظریات رفتاری (در دهه‌های ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰)

در این دو دهه، نظریات رفتاری در مورد ارتباطات بین افراد در محیط کار مورد بررسی قرار گرفت. نظریاتی مانند نظریه رهبری و نظریه نیازهای آدمی، توجه بیشتری به عوامل انسانی و اجتماعی در طراحی شغل داشتند.

پارادایم جدید طراحی شغل (در دهه‌های ۱۹۷۰ و ۱۹۸۰)

در این دوره، پارادایم‌های جدیدی در مورد طراحی شغل مطرح شد که توجه بیشتری به عوامل مرتبط با انسان داشتند. توسعه‌ی نظریاتی مانند مدیریت کیفیت جامع، توسعه‌ی شغل خودمدیریتی و توجه به توازن کار و زندگی از ویژگی‌های این دوران بود.

طراحی شغل در قرن بیست و یکم

در دوران معاصر، تغییرات سریع در فناوری، اقتصاد و جامعه باعث شده است که نیازمندی‌ها و رویکردهای طراحی شغل نیز تغییر کند. این شامل توجه به تکنولوژی اطلاعات، افزایش انعطاف‌پذیری در محیط کار و توجه به رضایت و توانمندی کارگران است.

روش‌ها و تکنیک‌های طراحی شغل

تعدادی از روش‌های طراحی شغل عبارتند از:

تحلیل وظایف 

این روش شامل بررسی و تحلیل جزئیات محتوای کاری است که برای انجام یک شغل خاص لازم است. این شامل تعیین وظایف، مسئولیت‌ها، مهارت‌ها، نیازمندی‌های آموزشی، و دیگر جزئیات مرتبط با شغل می‌شود.

تحلیل نیازمندی‌های شغلی

این روش برای تعیین نیازمندی‌های فنی و عملکردی برای انجام یک شغل استفاده می‌شود. این شامل مهارت‌ها، دانش، تجربه، ویژگی‌های فردی و دیگر موارد مورد نیاز برای انجام شغل است.

تحلیل سازمانی 

در این روش، سازمان به طور کلی و ساختار آن برای اطمینان از اینکه شغل مورد نظر با ساختار و اهداف کلی سازمان همخوانی دارد، بررسی می‌شود. این شامل تعیین روابط شغلی، سلسله مراتبی و تأثیرات سازمانی بر شغل می‌شود.

توزیع وظایف 

این روش شامل تعیین ساختار و سازماندهی وظایف و فعالیت‌ها برای انجام یک شغل است. این شامل تقسیم وظایف، انجام کارها به ترتیب منطقی، تعیین سطوح سلسله مراتبی و ایجاد تنوع در وظایف است.

تنوع کاری 

این روش شامل افزایش ارزش شغلی با اضافه کردن عناصری مانند مسئولیت، تحکیم، و تنوع به شغل است. این کار باعث افزایش رضایت و تعهد کارگران و بهبود عملکرد شغلی می‌شود.

تغییر نظام پاداش

در این روش، سیستم پاداش و انگیزه‌دهی مرتبط با شغل تغییر می‌کند تا بهبود در انجام کار و رضایت کارگران را ایجاد کند. این شامل افزایش پاداش‌ها، ایجاد ارتباط بین عملکرد و پاداش و استفاده از ابزارهای انگیزشی است.

اهداف در طراحی مشاغل

اهداف در طراحی مشاغل به مجموعه‌ای از نتایج اشاره دارد که با طراحی مناسب شغل‌ها و وظایف می‌توان به آنها دست یافت. این اهداف معمولا بهبود شرایط کاری، ارتقاء عملکرد کارگران و بهبود عملکرد سازمانی را هدف می‌گیرند. برخی از اهداف مهم در طراحی مشاغل عبارتند از:

افزایش بهره‌وری: یکی از اهداف اصلی در طراحی مشاغل، افزایش بهره‌وری در سطح فردی و سازمانی است. با طراحی مناسب وظایف، ساختار سلسله مراتبی، و فراهم کردن شرایط کاری مناسب، بهره‌وری افراد و سازمان افزایش می‌یابد.

افزایش رضایت شغلی: طراحی شغل‌ها به گونه‌ای که به نیازها و خواسته‌های فردی و سازمانی کارگران پاسخ دهد، منجر به افزایش رضایت شغلی و ارتباط مثبت با سازمان می‌شود.

کاهش خستگی و استرس: طراحی شغل‌ها به گونه‌ای که فشار و استرس برای کارگران کاهش یابد و شرایط کاری مناسب فراهم شود، منجر به افزایش رضایت و کاهش خستگی و استرس کاری می‌شود.

افزایش تعهد سازمانی: طراحی شغل‌ها به گونه‌ای که افراد احساس کنند شغل آنها متناسب با توانمندی‌ها و مهارت‌هایشان است، منجر به افزایش تعلق سازمانی و انگیزه در کار بهبود می‌بخشد.

توازن کار و زندگی: طراحی شغل‌ها به گونه‌ای که افراد بتوانند تعادلی مناسب بین کار و زندگی شخصی خود داشته باشند، منجر به افزایش رضایتمندی و کاهش استرس می‌شود.

توسعه و رشد فردی: طراحی شغل‌ها به گونه‌ای که فرصت‌های آموزشی و توسعه حرفه‌ای برای کارگران فراهم شود، افراد را به رشد و پیشرفت در حرفه و شغلشان تشویق می‌کند.

کاربرد طراحی شغل

کاربردهای طراحی شغل شامل بهبود شرایط کاری، افزایش بهره‌وری کارکنان، افزایش رضایت شغلی، کاهش خستگی و فرسودگی شغل، توسعه و رشد فردی و … است. این فرآیند با توجه به نیازها و خواسته‌های کارگران و سازمان، بهبود‌های موثری در ساختار و شرایط شغلی ایجاد می‌کند و به تأثیر مثبتی بر عملکرد کاری و عملکرد سازمانی می‌رساند.

ویژگی‌های طراحی شغل

در طراحی شغل، ویژگی‌های مختلفی مورد توجه قرار می‌گیرند. برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های طراحی شغل عبارت‌اند از:

کیفیت: طراحی شغل باید به کیفیت خدمات یا محصولات تاثیر بگذارد.

سرعت: وظایف شغلی باید به طور کارآمد و با سرعت انجام شوند.

بهره‌وری: طراحی شغل باید به بهره‌وری کارکنان کمک کند.

اهداف کسب‌وکار: طراحی شغل باید با هدف‌های کلی سازمان هماهنگ باشد.

سلامتی و امنیت: شغل باید به گونه‌ای طراحی شود که سلامتی و ایمنی کارکنان حفظ شود.

توانایی افراد: وظایف شغلی باید با توانایی‌ها و مهارت‌های کارکنان سازگار باشند.

سازگاری: وظایف شغلی باید با مهارت‌ها و انتظارات کارکنان سازگار باشند.

کیفیت زندگی شغلی: طراحی شغل باید به کیفیت زندگی شغلی کارکنان نیز توجه کند.

عوامل موثر در طراحی شغل

ویژگی‌های طراحی شغل شامل مجموعه‌ای از ویژگی‌ها و اصول است که در فرآیند طراحی شغل به کار می‌روند. برخی از این ویژگی‌ها عبارتند از:

وضوح و دقت در تعیین وظایف

وظایف و مسئولیت‌های هر شغل باید به صورت واضح و دقیق مشخص شوند تا کارگران بتوانند وظایف خود را به درستی انجام دهند.

منطقی و متناسب بودن وظایف

تعیین وظایف باید به گونه‌ای باشد که منطقی و متناسب با نیازها و اهداف شغلی باشد و از کمینه و بیشینه مطلوب برخوردار باشد.

تنوع و تعداد کافی از وظایف

وظایف شغلی باید دارای تنوع و تعداد کافی باشند تا افراد از روند کاری خستگی نکشند و انگیزه خود را حفظ کنند.

مطابقت با توانایی‌ها و تجربیات فرد 

وظایف شغلی باید با توانایی‌ها، تجربیات و مهارت‌های فرد سازگاری داشته باشند تا بهره‌وری و عملکرد فرد بهبود یابد.

فرصت‌های آموزش و توسعه

 طراحی شغل باید فرصت‌های مناسبی برای آموزش و توسعه حرفه‌ای فراهم کند تا افراد بتوانند مهارت‌های خود را بهبود بخشند و در کار خود پیشرفت کنند.

تعادل بین کار و زندگی

طراحی شغل باید تعادل مناسبی بین زمان و انرژی مصرفی در کار و زندگی شخصی افراد فراهم کند تا از خستگی و استرس کاهش یابد و رضایتمندی زندگی افزایش یابد.

تعیین سلسله مراتبی و مسئولیت‌ها

هر شغل باید دارای سلسله مراتبی مشخص و مسئولیت‌های مشخص باشد تا کارگران بتوانند در محیط کاری سازمانی به صورت منظم و سازمان‌یافته فعالیت کنند.

جمع‌بندی

فرآیند طراحی شغل، باید به‌طور کامل با نیازها و خواسته‌های سازمان و کارکنان هماهنگ شود و برای بهره‌وری بیشتر و ارتقاء مهارت‌ها و توانایی‌های افراد، طراحی شده باشد. از جمله عواملی که در طراحی شغل مد نظر قرار می‌گیرند می‌توان به تعیین محتوای کاری، تعیین مراتب سلسله مراتبی، تعیین سطح مسئولیت، تعیین دسترسی به منابع و ابزارهای مورد نیاز، تعیین معیارهای ارزیابی عملکرد و ایجاد فرصت‌های آموزشی اشاره کرد. به طور کلی، طراحی شغل باعث ایجاد یک ساختار سازمانی مناسب، افزایش رضایتمندی کارکنان، بهبود عملکرد سازمانی و حفظ کارکردی بهتر در سازمان می‌شود.