مصاحبه نگهداشت چیست؟

مصاحبه‌های نگهداشت یکی از راهکارهای مهم برای عدم خروج نیروهای با تجربه در سازمان است. این مصاحبه‌ها به مدیران کمک می‌کند تا با درک بهتر نیازها و خواسته‌های کارکنان، محیط کاری بهتری ایجاد کنند، رضایت شغلی را افزایش دهند و از ترک کارکنان با عملکرد بالا جلوگیری کنند. در این مقاله در خصوص نحوه انجام مصاحبه‌ نگهداشت کارکنان و اهمیت آنها توضیحاتی ارائه داده‌ایم:

تعریف مصاحبه نگهداشت

مصاحبه نگهداشت (Stay Interview) یک مکالمه نیمه رسمی بین مدیر و کارمند است که هدف اصلی آن ارزیابی دلایل ماندن کارکنان در سازمان و شناسایی عواملی است که ممکن است باعث ترک آن‌ها شود. این مصاحبه‌ها به منظور جمع‌آوری بازخورد از کارکنان و بهبود رضایت و دلبستگی آن‌ها به سازمان انجام می‌شود.

در این مصاحبه‌ها، مدیران مجموعه‌ای از سوالات از پیش تعیین شده را از کارکنان می‌پرسند تا اطلاعاتی در مورد تجربیات کاری، رضایت شغلی، چالش‌ها و نیازهای آن‌ها به دست آورند. برخلاف مصاحبه‌های خروج که پس از اعلام استعفای کارکنان انجام می‌شود، مصاحبه‌های نگهداشت به طور منظم و با کارکنان فعلی برگزار می‌شود تا مشکلات بالقوه قبل از تبدیل شدن به دلایل جدی ترک سازمان شناسایی و حل شوند و میزان نرخ خروج کارکنان را کاهش دهیم.

مصاحبه‌های نگهداشت برای چیست؟

مصاحبه‌های نگهداشت برای سازمان مزایای زیادی خواهند داشت. انجام این مصاحبه‌ها اگرچه فعالیت‌ها و مسئولیت‌های واحد منابع انسانی را زیاد می‌کنند اما به صورت کلی برای سازمان مهم خواهند بود. برخی از این مزایا برای سازمان متبوع شما عبارتند از:

• به کارکنان خود نشان می‌دهید که به افکار و احساسات آنها در مورد کار اهمیت می دهید
• کمک به ایجاد اعتماد با کارمندان خود
• افزایش ارتباط بین شما و کارمندانتان
• امکان گفتگوی متقابل بین شما و یک کارمند در مورد موضع فعلی آنها در کار
• ارائه اطلاعات مناسب مورد نیاز برای ایجاد تغییرات مثبت در محیط کار
• نشان دادن الگوها و داده های مربوط به نرخ جابجایی کارکنان شما
• شناسایی کارمندانی که خوشحال نیستند و ممکن است به حمایت بیشتری نیاز داشته باشند

استراتژی‌های نگهداشت کارکنان

این استراتژی‌ها می‌توانند به سازمان‌ کمک کنند تا یک محیط کاری مثبت و جذاب ایجاد کنند و با افزایش رضایت و تعهد کارکنان، میزان نگهداشت آنها را بهبود ببخشند. برای نگهداشت کارکنان، می‌توان از استراتژی‌های زیر استفاده کرد:

فرصت‌های توسعه و آموزش

• ارائه دوره‌های آموزشی و کارگاه‌های مختلف برای افزایش مهارت‌های کارکنان.
• فراهم کردن مسیرهای شغلی روشن و فرصت‌های ارتقای برای کارکنان.

ارزیابی و بازخورد منظم

• برگزاری جلسات منظم برای ارزیابی عملکرد کارکنان و ارائه بازخورد سازنده.
• تقدیر از عملکرد خوب کارکنان و ارائه پاداش‌های مالی و غیرمالی.

فرهنگ سازمانی مثبت

• ایجاد فضایی که در آن کارکنان احساس حمایت و ارزشمند بودن کنند.
• تشویق به ارتباطات باز و صادقانه بین مدیران و کارکنان.

تسهیلات و مزایا

•   ارائه بسته‌ مزایای جذاب مانند بیمه‌های سلامت، سامانه پرداخت حقوق روزانه و برنامه‌های بازنشستگی.
• ارائه تسهیلاتی مانند اتاق‌های استراحت، باشگاه‌های ورزشی و خدمات مشاوره.

مشارکت و دخالت کارکنان

• دخالت دادن کارکنان در تصمیم‌گیری‌ها و برنامه‌ریزی‌ها.

• تشکیل تیم‌های کاری که بتوانند به صورت مشترک به اهداف سازمانی برسند.

بهبود محیط کاری

• فراهم کردن محیط کاری ایمن و سالم.
•  ارائه ابزارها و تکنولوژی‌های لازم برای انجام بهتر وظایف.

نحوه انجام مصاحبه‌های نگهداشت

برای انجام مصاحبه‌های نگهداشت به صورت موثر، می‌توانید از روش‌ها و گام‌های زیر پیروی کنید:

برنامه‌ریزی و اطلاع‌رسانی

مصاحبه‌های نگهداشت را از پیش برنامه‌ریزی کنید و به کارکنان اطلاع دهید که چه زمانی این مصاحبه‌ها برگزار می‌شوند. این کار به کارکنان زمان می‌دهد تا آماده شوند و اطمینان حاصل می‌کند که هنگام فراخوانی برای مصاحبه غافلگیر نمی‌شوند.

توضیح هدف مصاحبه

به کارکنان خود توضیح دهید که هدف از انجام مصاحبه‌های نگهداشت چیست و چرا آن‌ها انجام می‌شوند. شفافیت در مورد هدف این مصاحبه‌ها به ایجاد اعتماد کمک می‌کند و به کارکنان اجازه می‌دهد تا با پاسخ‌ها و اطلاعات مفید به مصاحبه بیایند.

انتخاب محیط مناسب

مصاحبه‌ها را در یک محیط خنثی و راحت انجام دهید. به عنوان مثال، به جای انجام مصاحبه در دفتر مدیر با در بسته، آن را در دفتر کارمند یا یک اتاق کنفرانس انجام دهید. محیطی که در آن کارمند احساس راحتی کند، باعث می‌شود نظرات صادقانه‌تری ارائه شود.

سوالات مناسب بپرسید

سوالاتی که می‌پرسید باید به گونه‌ای باشد که کارمندان را به بیان نظرات و پیشنهادات تشویق کند. سوالات باز بهترین گزینه هستند زیرا مصاحبه شونده را تشویق می‌کنند تا بیشتر از یک پاسخ ساده بله یا خیر ارائه دهند. همچنین، سوالات باید به مسائل مختلف مربوط به شغل، محیط کار ایده آل و فرهنگ سازمانی بپردازند.

ابراز قدردانی

از کارکنان بابت شرکت در مصاحبه و کاری که انجام می‌دهند قدردانی کنید. این کار می‌تواند تجربه مصاحبه را برای آن‌ها مثبت‌تر کند و نشان دهد که نظرات آن‌ها ارزشمند است.

پیگیری بعد از مصاحبه

پیگیری کارمندان پس از مصاحبه نشان می‌دهد که شما به وقت آن‌ها ارزش قائل هستید و به نظراتشان گوش داده‌اید. ارسال یک ایمیل بعدی با ذکر موضوعاتی که در مصاحبه مطرح شده است کافی است.

استفاده از اطلاعات جمع‌آوری شده

یادداشت‌برداری از مصاحبه‌ها و استفاده از اطلاعات برای ایجاد تغییرات مثبت در سازمان، کلیدی است. نحوه استفاده از اطلاعات را از قبل تعیین کنید و به محض ورود اقدام کنید تا نشان دهد که در مورد بهبود شرکت جدی هستید.

سوالات پیشنهادی مصاحبه نگهداشت

• هیجان‌انگیزترین بخش شغل شما چیست؟
• دوست دارید چه جنبه‌ای از شغل خود را تغییر دهید؟
• چه عواملی به شما کمک می‌کند تا بهترین کار خود را انجام دهید؟
• آیا ابزارها و منابع لازم برای انجام وظایف خود را دارید؟

تفاوت مصاحبه نگهداشت با مصاحبه خروج

مصاحبه نگهداشت و مصاحبه خروج دو نوع مصاحبه در مدیریت منابع انسانی هستند که از نظر هدف و زمان‌بندی با یکدیگر تفاوت دارند:

مصاحبه نگهداشت به منظور ارزیابی دلایل ماندن کارکنان با عملکرد بالا در سازمان و شناسایی عواملی که ممکن است باعث ترک آنها شود، انجام می‌شود. این مصاحبه با کارمندان فعلی و به صورت منظم و دوره‌ای برگزار می‌شود تا از خروج ناگهانی کارکنان جلوگیری کند. هدف اصلی این مصاحبه بهبود رضایت و دلبستگی کارکنان است و از مزایای آن می‌توان به دریافت بازخوردهای ارزشمند و افزایش رضایت شغلی اشاره کرد.

در مقابل، مصاحبه خروج پس از اعلام استعفای کارکنان و در مرحله نهایی چرخه زندگی شغلی آنها انجام می‌شود. هدف این مصاحبه بررسی دلایل ترک شغل توسط کارکنان و شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان است. این مصاحبه به شناسایی مشکلات سازمانی و ارائه راهکارهای بهبود کمک می‌کند. از مزایای آن می‌توان به انتقال دانش و تجربیات، حل و فصل اختلافات و شناسایی فرصت‌های بهبود فرآیندهای سازمانی اشاره کرد.

جمع‌بندی

مصاحبه‌های شغلی به منظور ارزیابی تناسب مهارت‌ها و تجربیات داوطلب با نیازهای شغل مورد نظر انجام می‌شوند. این مصاحبه‌ها به کارفرمایان کمک می‌کنند تا شناخت بهتری از شخصیت، توانایی‌های فنی و اجتماعی، و انگیزه‌های داوطلب پیدا کنند. همچنین فرصتی برای داوطلب است تا با سازمان و فرهنگ کاری آن آشنا شود و سوالات خود را مطرح کند. به طور کلی، هدف مصاحبه‌های شغلی یافتن بهترین فرد برای شغل و بهبود عملکرد سازمانی است.