مصاحبه خروج چیست؟

برای سازمان‌ها و شرکت‌هایی که به دنبال از میان برداشتن موانع در بهره‌وری کارمندان خود هستند، انجام مصاحبه خروج از نیروهای کاری خارج شده، بسیار ضروری است. خروجی جلساتی که در آن مصاحبه خروج انجام می‌شود، می‌تواند برای شرکت‌ها و کارمندان، بسیار مفید باشد. ما در ادامه به شرایط، مزایا، اهداف و معایب مصاحبه خروج کارکنان پرداخته‌ایم:

تعریف مصاحبه خروج

مصاحبه خروج (Exit Interview) یک فرایند است که در آن یک کارمند که قصد ترک شغل را دارد، با یک نماینده از مدیریت یا دپارتمان منابع انسانی دیدار می‌کند. هدف اصلی این مصاحبه بررسی دلایل ترک شغل توسط کارمند و ارائه بازخورد در مورد عملکرد و تجربیات او است. در این مصاحبه، علت ترک شغل یا استعفا، همچنین نظرات و پیشنهادات برای بهبود شرایط کاری مطرح می‌شود. این نوع مصاحبه ممکن است به‌صورت حضوری، تلفنی یا حتی آنلاین انجام شود، و بسته به سیاست‌ها و رویه‌های شرکت ممکن است با فرآیندهای خاصی همراه باشد.

شرایط مصاحبه خروج

برای انجام مصاحبه خروج در سازمان، با توجه به قوانین و سیاست‌های جاری در آن سازمان، شرایط خاصی در نظر گرفته می‌شود؛ اما معمولا شرایط عمومی مصاحبه خروج خدمت بدین صورت هستند: 

تعیین وقت: مصاحبه خروج باید در زمان مناسب برای هر دو طرف برگزار شود، به گونه‌ای که کارمند و مدیران یا مسئولان مربوطه فرصت کافی برای آماده شدن داشته باشند.

حضور دو طرف: مصاحبه خروج باید توسط کارمند و یک یا چند نفر از مدیران یا نمایندگان سازمان برگزار شود.

محل برگزاری: مکان برگزاری مصاحبه خروج باید حتی‌الامکان محرمانه و مناسب باشد، به گونه‌ای که احساس راحتی و اطمینان برای هر دو طرف فراهم شود.

مدارک و اسناد: در مصاحبه خروج، ممکن است اسناد و مدارک مربوط به اختلاف ایجاد شده و همچنین شرایط تسویه مالی مورد بحث قرار گیرد، بنابراین حضور اسناد مربوطه در مصاحبه ضروری است.

حفظ حریم شخصی: حریم شخصی کارمند یا کارگری که قصد خروج دارد باید در طول مصاحبه حفظ شود و هرگونه اطلاعات حساس یا شخصی باید مورد محافظت قرار گیرد.

بایدها و نبایدهای مصاحبه خروج

مصاحبه خروج همانطور که پیشتر گفته شد در خصوص دلیل خروج کارمند و کارگر از مجموعه و بررسی مشکلات احتمالی بین کارفرما و آنهاست. اگر دو طرف به اهمیت این مصاحبه پی ببرند، نتیجه مثبتی برای هر دو دربر خواهد داشت.
در جلسه مصاحبه خروج، باید تمرکز بر علت اصلی قطع همکاری باشد. بررسی این مساله می‌تواند سوتفاهمات موجود را برطرف کرده و چنانچه طرفین مایل به همکاری باشند، این همکاری مجدد و بدون مشکل صورت بگیرد.
در وهله بعدی و چنانچه دو طرف مصر بر قطع همکاری باشند، باید با نهایت احترام مراحل قطع همکاری و تسویه حساب صورت بگیرد.

هدف از مصاحبه خروج

 بررسی دلایل ترک خدمت

تشخیص علت ترک خدمت توسط کارمندان ممکن است به سازمان کمک کند تا مشکلات و نیازهایی که ممکن است باعث ترک کارمندان شوند، را شناسایی کند و برای بهبود آن‌ها اقدام کند.

ارزیابی عملکرد

این مصاحبه می‌تواند فرصتی برای ارزیابی عملکرد کارمندان باشد و به مدیران کمک کند تا میزان رضایت و عملکرد آن‌ها را ارزیابی کرده و نقاط قوت و ضعف آن‌ها را شناسایی کنند.

نرم افزار عملکرد

ارتقاء فرایندهای سازمانی

با آنالیز دلایل ترک خدمت، سازمان می‌تواند فرصت‌های بهبود در فرایندهای سازمانی را شناسایی کرده و راهکارهایی را برای جذب و نگهداشت کارمندان ارائه دهد.

حل و فصل اختلافات

مصاحبه خروج از سازمان می‌تواند به دو طرف کمک کند تا هر گونه اختلافات موجود را حل و فصل کنند و روابط کاری بهبود یافته‌ای را حفظ کنند.

انتقال دانش و تجربیات

در این مصاحبه، کارمندان می‌توانند تجربیات و دانش خود را با دیگران در سازمان به اشتراک بگذارند، که می‌تواند به بهبود روند کاری و افزایش کارایی کمک کند.

انواع مصاحبه خروج

مصاحبه خروج یک فرایند مهم در مدیریت منابع انسانی است که هدف آن بررسی علت ترک خدمت کارمندان و استخراج اطلاعات مفید برای بهبود فرایندها و محیط کار است. این فرآیند خروج از سازمان می‌توانند به صورت متنوعی صورت گیرد. برخی از انواع مصاحبه خروج عبارتند از:

مصاحبه فردی: در این نوع مصاحبه، کارمند موردنظر با یک نفر از مدیران یا مشاوران منابع انسانی دیدار می‌کند و علت ترک خدمت و تجربیات خود را بیان می‌کند.

مصاحبه گروهی: در این نوع مصاحبه، کارمند (یا کارمندان) که ترک خدمت می‌کند، با یک گروه از مدیران یا مشاوران منابع انسانی دیدار کرده و تجربیات و نظرات خود را به اشتراک می‌گذارد.

مصاحبه تلفنی یا آنلاین: در برخی موارد، مصاحبه‌های خروج به صورت تلفنی یا آنلاین انجام می‌شود. این روش  امکانی را برای کارمندان فراهم می‌کند که از راحتی خود (به سبب عدم رویارویی حضوری) استفاده کنند و علت ترک خدمت را بیان کنند.

فرم‌های تحقیقاتی: برخی سازمان‌ها از فرم‌های تحقیقاتی و پرسشنامه‌های استاندارد برای جمع‌آوری اطلاعات از کارمندان خروجی استفاده می‌کنند تا اطلاعات را به صورت مستقیم و بدون واسطه از آن‌ها به دست آورند.

مصاحبه مخفی یا ناخوانا: در برخی موارد، ممکن است مصاحبه خروج به صورت مخفی و بدون اطلاع کارمند از صورت گیرد تا اطلاعات دقیق‌تر و بدون تحریف از کارمندان به دست آید.

مزایای مصاحبه خروج

درک بهتر علت ترک خدمت

مصاحبه خروج به مدیران اجازه می‌دهد تا علت و دلیل ترک خدمت کارمندان را بهتر درک کنند، که این اطلاعات می‌تواند برای بهبود فرایندها و محیط کار مفید باشد.

جمع‌آوری بازخورد سازنده

کارمندانی که ترک کار می‌کنند، ممکن است بازخورد سازنده‌ای درباره عملکرد سازمان و مسائل دیگر ارائه دهند که این اطلاعات می‌تواند به بهبود و بهبود فرایندها کمک کند.

منابع انسانی قوی‌تر

با درک بهتر از علل ترک خدمت کارمندان و کارگران، سازمان می‌تواند برنامه‌هایی برای حفظ نیروهای خود و افزایش رضایت آن‌ها از محیط کار اجرا کند، که این به نوبه خود می‌تواند باعث تقویت و توسعه منابع انسانی شود.

معایب مصاحبه خروج

هزینه و زمان

اجرای مصاحبه خروج هزینه و زمان زیادی را برای سازمان ایجاد می‌کند، به ویژه اگر سازمان بخواهد از روش‌های پیچیده‌تر مانند مصاحبه‌های فردی با گروه‌های بزرگ استفاده کند.

عدم صحت اطلاعات

کارمندان ممکن است در مصاحبه‌های خروج اطلاعات دقیق و صحیحی ارائه ندهند، چه به دلیل نگرانی از عواقب آتی یا به دلیل نقص در حافظه یا دیگر دلایل. بدیهی است داده‌ها و اطلاعات احتمالی که کارمند در این شرایط ارائه می‌دهد، ارزشی نخواهند داشت.

تاثیر بر ارتباطات

مصاحبه خروج ممکن است ارتباطات داخلی را تحت تأثیر قرار دهد، به خصوص اگر کارمندان برای انتقال اطلاعات از تجربیات خود به دیگران استفاده کنند.

پرسشنامه مصاحبه خروج

پرسشنامه مصاحبه خروج شامل سوالاتی است که برای جمع‌آوری اطلاعات در مورد دلایل ترک خدمت کارمندان مورد استفاده قرار می‌گیرد. این پرسشنامه معمولا توسط بخش منابع انسانی یا مدیران مستقیم ایجاد می‌شود و برای تحلیل و درک علت ترک خدمت افراد کاربرد دارد. پرسشنامه مصاحبه خروج در هر سازمانی بر اساس اهداف از پیش تعیین شده طراحی می‌شود. همچنین به لحاظ فرم نیز ممکن است پرسشنامه‌ها به صورت پاسخ‌های تستی یا تشریحی برای کارمند طراحی شوند.

در زیر نمونه‌ای از سوالات طراحی شده در یک پرسشنامه مصاحبه خروج آورده شده است:

۱- لطفاً دلایل اصلی ترک خدمت خود را توضیح دهید.

۲- آیا در حین کار احساس رضایت کافی از شرایط و محیط کاری ما داشته‌اید؟

۳- آیا موانع خاصی در انجام کارهای خود تجربه کرده‌اید؟

۴- آیا برنامه‌های حرفه‌ای و شغلی خود را با ما در میان گذاشتید؟

۵- آیا امکانات آموزشی و رشد حرفه‌ای کافی را در اینجا داشته‌اید؟

۶- آیا با مدیران و همکاران خود ارتباط موثری برقرار کرده‌اید؟

۷- آیا مسائل خانوادگی یا شخصی بر تصمیم شما برای ترک شغل تأثیر گذاشته است؟

۸- آیا انتظارات و اهداف شخصی و حرفه‌ای شما با فرصت‌هایی که اینجا ارائه شده است همخوانی داشته است؟

۹- آیا پیشنهاداتی برای بهبود محیط کاری ما دارید؟

نمونه فرم مصاحبه خروج

این فرم فقط یک نمونه از مواردی است که در سازمان‌ها می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد. بسته به نیازهای خاص سازمان و شرایط مختلف، ممکن است سوالات دیگری نیز در این فرم اضافه شود یا برخی از سوالات موجود حذف گردند.

دانلود فایل مصاحبه خروجی

چه کسی مصاحبه خروج را انجام می‌دهد؟

مصاحبه خروج معمولا توسط نمایندگان واحد منابع انسانی، مدیران مستقیم، یا مدیران بخش مربوطه در یک سازمان انجام می‌شود. این افراد مسئول بررسی دلایل ترک خدمت کارمندان هستند و سعی می‌کنند اطلاعات کافی را از طریق مصاحبه با کارمندان خروجی جمع آوری کنند. هدف این مصاحبه‌ها عمدتا درک علت ترک خدمت، جمع‌آوری بازخورد از تجربه کاری کارمند، و شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان است.

مصاحبه خروج با چه افرادی مناسب است؟

مصاحبه خروج با همه نیروهای کاری، به خصوص برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی که کارمندان و کارگران زیادی دارند، نمی‌تواند چندان موثر باشد. توصیه می‌شود کارشناسان واحدهای منابع انسانی و افراد مربوطه در سازمان‌ها، از نیروهایی اقدام به مصاحبه کنند که در جایگاه مهمی حضور داشتند و یا نیروهای مستعد و باتجربه سازمان بودند.

در مصاحبه خروج چگونه رفتار کنیم؟

اصول رفتار حرفه‌ای و عرفی در جلسه مصاحبه خروج، باید از سوی نماینده کارفرما و کارمند رعایت شود. در زیر چند راهنمایی برای رفتار مناسب در مصاحبه خروج آمده است:

رفتار حرفه‌ای: باید با مصاحبه گیرنده و محیط مصاحبه با احترام رفتار کرد و از اصطلاحات سو تفاهم برانگیز یا توهین‌آمیز خودداری کرد. این رفتار از سوی مصاحبه گیرنده نسبت به کارمند نیز باید رعایت شود.

صداقت: باید در نهایت صداقت به سوالات مطرح شده به درستی پاسخ دهید، همچنین باید مراقب باشید که اطلاعاتی که ارائه می‌دهید، مشکلی برای شما ایجاد نکند.

کنترل احساسات: تلاش کنید احساسات شخصی خود را تحت کنترل داشته باشید و از بروز واکنش‌های ناخوشایند یا هیجانی خودداری کنید.

گوش دادن فعال: به سوالات مطرح شده به دقت گوش کنید و سعی کنید پاسخ‌های جامع و معقولی ارائه دهید.

انعطاف‌پذیری: در صورتی که سوالاتی درباره تجربیات یا موقعیت‌هایی پرسیده شود که شما احساسی می‌شوند یا حساسیتی دارید، باید با انعطاف و حسن نیت به آن پاسخ دهید.

شکیبایی: ممکن است در مصاحبه، سوالاتی مطرح شود که برای شما ناخوشایند باشند یا باعث ناراحتی شوند، در این صورت باید با شکیبایی و آرامش به آنها پاسخ دهید.

جمع‌بندی

مصاحبه خروج یک فرایند است که در آن کارمندانی که قصد ترک یک سازمان را دارند، با مدیران یا نمایندگان منابع انسانی برای بررسی دلایل ترک و تجربیات خود مصاحبه می‌شوند. این مصاحبه معمولاً پس از اعلام قصد ترک کار توسط کارمند برگزار می‌شود و هدف اصلی آن انجام یک تحلیل و توجیهی در مورد علل ترک است.

هدف اصلی از انجام مصاحبه خروج، درک بهتر از علل و شرایطی است که باعث تصمیم کارمند برای ترک سازمان شده است. این مصاحبه به مدیران یا مسئولان سازمان کمک می‌کند تا بازخوردهایی ارزشمند از کارمندان خود دریافت کنند و از این اطلاعات برای بهبود شرایط کاری و کاهش نرخ جایگزینی در سازمان استفاده کنند.
از جمله مزایای مصاحبه خروج می‌توان به بهبود شرایط کاری، کاهش نرخ جایگزینی یا جانشین پروری، بهبود فرآیندهای استخدام و حفظ سرمایه انسانی اشاره کرد. اما در عین حال، این مصاحبه ممکن است باعث ایجاد حس منفی در کارمندان یا افزایش احساس ترس و نگرانی در آن‌ها شود.