جانشین پروری چیست؟

جانشین پروری در یک مجموعه کاری به تأمین استمرار و پایداری در رسیدن به اهداف و فعالیت‌های آن مجموعه کمک می‌کند. جانشین پروری کارکنان یکی از امور مهم در شرکت‌ها و سازمان‌ها است که در آن مدیران و کارشناسان منابع انسانی دخیل هستند. در این مقاله در خصوص چالش‌های جانشین‌پروری، اهداف و مدل‌های آن توضیحاتی ارائه داده‌ایم:

تعریف جانشین پروری

جانشین پروری در سازمان یا شرکت به فرآیندی اشاره دارد که در آن یک فرد با توانمندی‌ها، مهارت‌ها و دانش لازم برای انجام وظایف و مسئولیت‌های یک شغل، به عنوان جایگزینی برای یک فرد دیگر در نظر گرفته می‌شود. این فرآیند معمولا در شرایطی اتفاق می‌افتد که فرد موجود در یک موقعیت شغلی، به دلایلی مانند استعفا، بازنشستگی، ترک کار یا انتقال به موقعیت جدید، دیگر قادر به انجام وظایف خود نیست. 

جانشین‌پروری(Succession Planning) را باید در چارچوب مدیریت استعداد تعریف کرد. برای یک سازمان یا مجموعه کاری، جذب نیروی کار بعد از خروج کارمند، پرهزینه است و ممکن است در مواردی به دلیل آشنایی دیرهنگام نیروی جدید با محیط کار باعث کاهش بهره‌وری سازمان می شود. 

هدف جانشین پروری

هدف رویکرد جانشین پروری سازمان عمدتا بر افزایش پایداری و عملکرد بهتر سازمان تمرکز دارد. این اهداف شامل موارد زیر می‌شود:

تضمین پایداری و استمرار عملیات: با آماده‌سازی جانشینان مطلوب برای موقعیت‌های کلیدی، سازمان کمتر دچار اختلال در عملیات خود می‌شود.

حفظ دانش و تجربه: با انتقال دانش، تجربه و مهارت‌های فرد جاری به جانشینان جدید، اطلاعات مهم و ضروری کمتر در سازمان از بین می‌رود.

تسهیل رشد و توسعه کارکنان: این فرصت به کارکنان فعلی اجازه می‌دهد تا برای جایگزینی در موقعیت‌های بالاتر از خود آماده شوند، که می‌تواند توسعه حرفه‌ای و رشد شخصی آن‌ها را تسهیل کند.

کاهش هزینه‌های آموزش و آماده‌سازی: با آماده‌سازی جانشینان داخلی، سازمان می‌تواند از هزینه‌های آموزش و آماده‌سازی برای جلب نیروی کار خارجی صرفه‌جویی کند.

ایجاد ارتباط وفادار با کارکنان: فرصت برای پیشرفت درون سازمانی می‌تواند باعث افزایش انگیزه و وفاداری کارکنان به سازمان شود.

تسریع فرایند یادگیری: با فراهم کردن فرصت برای جانشینان برای یادگیری از تجربیات کارکنان جاری، فرآیند یادگیری و تطبیق با موقعیت‌های جدید تسریع می‌یابد.

افزایش وفاداری و انگیزه کارکنان: ارائه فرصت‌های پیشرفت و رشد درون سازمانی می‌تواند انگیزه و وفاداری کارکنان را به سازمان افزایش دهد.

افزایش بهره‌وری: انتقال دانش و تجربه به جانشینان می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری و کارایی در سازمان شود.

تسهیل فرآیندهای جانشینی: داشتن یک رویکرد جانشین پروری می‌تواند فرآیند جانشینی را ساده‌تر و کارآمدتر کند و به سازمان در جلب و نگهداری از استعدادهای مهم کمک کند.

مراحل ایجاد اصول جانشین پروری

ایجاد یک طرح جانشین پروری نیازمند مراحل مختلفی است که معمولا شامل موارد زیر می‌شود:

تحلیل نیازها و شناخت توانمندی‌ها

در ابتدا نیازها و توانمندی‌های سازمان در زمینه جانشینی شناسایی می‌شوند. این شامل تعیین نیازهای فعلی و آینده سازمان برای جانشینان و تحلیل توانمندی‌های موجود در سازمان می‌شود.

انتخاب جانشین‌های مناسب

پس از شناخت نیازها، جستجو و انتخاب جانشینان مناسب برای پر کردن شغل‌های خالی و یا مسئولیت‌های جدید انجام می‌شود. این فرایند شامل ارزیابی کارکنان موجود، ترتیب دادن دوره‌های آموزشی و توسعه مهارت‌های لازم برای جانشینان می‌شود.

تدوین و ارائه طرح جانشینی

پس از انتخاب جانشینان، طرح جانشینی برای هر کدام از آن‌ها تدوین می‌شود. این طرح شامل جزئیاتی از وظایف، مسئولیت‌ها، مهارت‌های لازم و دوره‌های آموزشی مربوطه است.

اجرای طرح و آموزش

پس از تدوین طرح، اجرای آن آغاز می‌شود. در این مرحله، آموزش جانشینان برای بهبود مهارت‌ها و آماده‌سازی آن‌ها برای مسئولیت‌های جدید باید مدنظر قرار بگیرد.

ارزیابی و بازبینی

در طول اجرای سیستم جانشین پروری، عملکرد جانشینان بررسی و ارزیابی می‌شود تا اطمینان حاصل شود که آن‌ها به درستی آماده شده‌ و مهارت‌های مورد نیاز را کسب کرده‌اند یا خیر. در صورت لزوم، تغییرات لازم در طرح باید اعمال شود.

توسعه روند

پس از اجرای اولیه، توسعه فرآیند جایگزینی به صورت مداوم ادامه می‌یابد تا اطمینان حاصل شود که سازمان دارای جانشینان مهارتمند و آماده برای مسئولیت‌های جدید است. مانیتورینگ و به روزرسانی مداوم طرح جانشینی، از بخش‌های مرتبط با این مرحله هستند.

مدل‌های جانشین پروری

در سازمان‌ها، مدل‌های مختلفی برای ایجاد جانشینی و پرورش نیروی کار وجود دارد. هر کدام از این مدل‌ها مزایا و معایب خاص خود را دارند و بسته به شرایط و نیازهای سازمان، انتخاب می‌شوند. برخی از مهم‌ترین مدل‌های جانشین پروری عبارتند از:

مدل انتخابی: در این مدل، جانشینان با مراحلی مانند انتخاب و ارزیابی توسط مدیران انتخاب می‌شوند. این انتخاب بر اساس مهارت‌ها، توانایی‌ها و پتانسیل جانشینان صورت می‌گیرد.

مدل توسعه‌ای: در این مدل، سازمان به جانشینان امکانات و فرصت‌هایی برای توسعه مهارت‌ها و دانش‌های خود می‌دهد. این شامل دوره‌های آموزشی، کارگاه‌ها و فرصت‌های توسعه حرفه‌ای است.

مدل تجربی: در این مدل، جانشینان با انجام کارها و پروژه‌های مختلف به مرور زمان توسعه می‌یابند. آن‌ها تحت راهنمایی و استادی مدیران تجربی، مهارت‌های خود را بهبود می‌بخشند.

مدل مربی‌گری: در این مدل، جانشینان توسط مربیان و مشاوران حرفه‌ای راهنمایی می‌شوند. این مربیان از تجربه‌ها و دانش‌های خود برای کمک به رشد و توسعه جانشینان استفاده می‌کنند.

مدل گسترده‌ترین مشارکت: این مدل شامل مشارکت گسترده‌تری از کارکنان در فرآیند انتخاب و توسعه جانشینان است. این شامل ارزیابی‌های ۳۶۰ درجه، بازخوردهای همکاران و مشارکت جانشینان در برنامه‌های توسعه است.

جانشین پروری در مدیریت

جانشین پروری در مدیریت به معنای ارائه فرصت‌ها و بسترهایی برای توسعه و آماده‌سازی افرادی است که قادر به پردازش و انجام وظایف و مسئولیت‌های یک مدیر در آینده هستند. این فرآیند به دستیابی به اهداف سازمانی از طریق توسعه منابع انسانی کمک می‌کند و از جمله اهداف آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

تامین پایداری نیروی کار

با ایجاد فرصت‌هایی برای توسعه نیروی کار، سازمان از پایداری و استقرار نیروهای ماهر و متعهد در سازمان خود اطمینان حاصل می‌کند.

توسعه مهارت‌ها و توانایی‌ها

با ارائه فرصت‌های آموزشی و توسعه حرفه‌ای، افراد در سازمان قادر به بهبود مهارت‌ها و توانایی‌های خود می‌شوند که این امر به بهبود بهره‌وری سازمان کمک می‌کند.

آماده‌سازی برای تغییرات

با آموزش و توسعه جانشینان، سازمان به طور مداوم از نیروی کاری آماده برای مواجهه با چالش‌ها و تغییرات در داخل و خارج از سازمان برخوردار است.

تحقق ارتقاء‌های سازمانی

ایجاد جانشینان مهارتمند و آماده برای پذیرش مسئولیت‌های بالاتر، به سازمان امکان می‌دهد تا به توسعه و ارتقاء‌های سازمانی مطلوب‌تری دست یابد.

ارتقاء فرهنگ سازمانی

جانشین پروری کارکنان با ارائه فرصت‌های توسعه و پیشرفت به افراد، از جمله عواملی است که به ایجاد یک فرهنگ کاری پویا و متعهد در سازمان کمک می‌کند.

چالش‌های جانشین پروری

چالش‌های جانشین پروری در سازمان می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

انتخاب و شناسایی مناسب جانشین‌ها

یافتن افرادی که دارای پتانسیل و صلاحیت برای جانشینی نیروی خارج شده از مجموعه هستند، ممکن است چالش‌ برانگیز باشد؛ خصوصا پست‌های مدیریت در سازمان‌ها. این امر نیازمند ارزیابی دقیق مهارت‌ها، تجربیات و نگرش‌های مختلف کارکنان است. 

آموزش و توسعه

ارائه طرح‌های آموزشی و توسعه حرفه‌ای که به جانشین‌ها کمک کند تا مهارت‌های لازم برای موفقیت در نقش مدیریتی را کسب کنند، یک چالش مهم است. این آموزش‌ها باید شامل مواردی مانند مهارت‌های رهبری، مدیریت تیم، ارتباطات بین فردی و مهارت‌های تصمیم‌گیری باشد.

انتقال دانش و تجربیات

مدیران فعلی نیاز دارند که دانش، تجربیات و الگوهای کاری خود را به جانشین‌ها منتقل کنند. این انتقال دانش ممکن است به دلیل اختلافات نظری، نیاز به تجدیدنظر در فرآیندهای کاری و مقاومت در برابر تغییرات، چالش‌هایی را به همراه داشته باشد.

ایجاد محیط مشوق

ایجاد یک محیط کاری مشوق و پشتیبانی‌کننده برای جانشین‌ها مهم است تا آن‌ها بتوانند به بهترین شکل ممکن رشد کنند. عواملی مانند انگیزه، اعتماد و فرصت‌های پیشرفت، برای جذب و نگه‌داری جانشین‌ها بسیار اهمیت دارد.

مدیریت تغییر

تغییر از وظایف عادی و معمولی به نقش مدیریتی می‌تواند چالش‌هایی برای جانشین‌ها ایجاد کند. مواجهه با تغییرات در ساختار سازمانی، فرهنگ کاری و نقش‌های مختلف مدیریتی، نیازمند توانایی سازماندهی، انعطاف‌پذیری و تطابق با شرایط جدید است.

مثالی از طرح جانشین پروری

یک شرکت فناوری را در نظر بگیرید که می‌خواهد افرادی را آموزش دهد تا به عنوان مدیران تیم‌ها یا مدیران بخش‌های مختلف در آینده از آن‌ها استفاده کند. در این مثال، شرکت می‌تواند برنامه‌های آموزشی و توسعه مهارت‌های مناسبی برای افرادی که در حال حاضر در سمت‌های اجرایی هستند، ارائه کند. این برنامه‌ها ممکن است شامل دوره‌های آموزشی مدیریتی، مهارت‌های رهبری، مدیریت زمان، مدیریت تیم و ارتباطات میان فردی باشد.

همچنین، این طرح می‌تواند شامل ارائه فرصت‌های کاری موقت یا پروژه‌های ویژه با مسئولیت‌های بیشتر برای افرادی باشد که قصد دارند به موقعیت‌های مدیریتی بالاتری در آینده صعود کنند. این پروژه‌ها و فرصت‌های کاری به آن‌ها اجازه می‌دهد تا مهارت‌های خود را در محیط واقعی کسب کنند و تجربیات لازم برای پذیرش مسئولیت‌های بیشتر را کسب کنند.

در نهایت، این طرح می‌تواند شامل نظارت، بازخورد و راهنمایی مداوم از سوی مدیران بالاتر و رهنمودهای شغلی برای جلب و حفظ استعدادهای جوان و خلاق شرکت باشد تا آن‌ها بتوانند به عنوان مدیران پتانسیلی در آینده موفقیت‌آمیز عمل کنند.

فرم جانشین پروری

جمع‌بندی

جانشین پروری یک فرآیند است که در آن، افرادی که دارای پتانسیل و صلاحیت برای پر کردن نقش‌های مدیریتی در آینده هستند، توسط سازمان یا شرکت شناسایی، آموزش داده و توسعه داده می‌شوند. این فرآیند هدفمند است و با هدف جلوگیری از نیاز به جستجوی مدیران از خارج سازمان، توسعه مهارت‌های لازم برای مدیریت اثربخش و پایداری سازمان، و تضمین پیشرفت و موفقیت مستمر در آینده انجام می‌شود. این اقدام بهبود عملکرد سازمانی، افزایش رضایت شغلی و ارتقاء فرهنگ سازمانی را نیز به همراه دارد.